3 stappen voor HR om grenzen te verleggen

1. Alles begint met … de juiste vraag

Als we geconfronteerd worden met een probleem, hebben we de neiging om zo snel mogelijk naar een oplossing te zoeken. Maar heel vaak spenderen we te weinig tijd aan het probleem, aan de vraag zelf. Hebben we wel de juiste vraag te pakken? Lost de oplossing ook de kern van het probleem op? Is er een dieperliggend probleem dat misschien op een hele andere wijze kan worden aangepakt?

In het boek ‘What’s your problem?‘ geeft Thomas Wedell-Wedellsborg een mooi voorbeeld van een groter appartementsgebouw waar mensen klagen dat de lift te traag is. Dé oplossing lijkt voor de hand te liggen: een snellere lift. Toch is dit doorgaans niet de oplossing die de beheerders van zo’n appartementsgebouw toepassen. Een snellere lift kost immers veel geld en veel werk. Bovendien levert deze oplossing vaak slechts enkele seconden extra snelheid op, waardoor de bewoners toch blijven klagen. Na verdere analyse van het probleem, bleek bovendien dat het echte probleem niet de snelheid van de lift was, maar dat mensen het wachten vooral vervelend vinden. De oplossing voor dit probleem? Het plaatsen van spiegels bij de liften: mensen vergeten vaak de tijd, als ze gefascineerd worden door iets boeiends (zichzelf).

In plaats van onmiddellijk naar oplossingen te zoeken is het raadzaam om minstens 21 verschillende vragen te stellen bij het ‘probleem’, zodat je tot een betere analyse komt van wat er nu daadwerkelijk aan de hand is. Je zult vaak zien dat de vragen die iets later naar boven komen, je automatisch in een andere denkrichting plaatsen, waardoor je natuurlijk weer meer opties hebt.

Een mooie manier om de vraag te verkennen is via de abstractieladder. Stel dat je een vacature dient in te vullen voor functie X, probeer dan eerst het abstractieniveau van de vraag aan te passen. Wat als je de vraag concreter maakt: “Hoe kunnen we sneller dan onze concurrent de juiste functie invullen?” of “Hoe kunnen we een interim vinden voor de komende maand voor deze functie?”. Of je gaat de omgekeerde weg en gaat omhoog op de abstractieladder. “Hoe kunnen we de werkdruk in afdeling Y verlagen?” of “Hoe houden we onze medewerkers geëngageerd?” Merk je op dat door te spelen met het abstractieniveau van de vragen er vaak andere oplossingsmogelijkheden blootgelegd worden?

2. Verken de grenzen … en verleg ze

Als je eenmaal de juiste vraag te pakken hebt, kun je gaan kijken welke inspiratiebronnen bijdragen aan de oplossing van de vraag. Je gaat merken dat bepaalde industrieën soortgelijke processen als in jouw organisatie hebben waarvan je zeker iets kan leren. Hoe lossen je concurrenten het probleem op? Soms kan het bovendien lonen om 1 of 2 stapjes verder te gaan en juist naar een industrie of domein te kijken dat veel verder afstaat van je organisatie. Door te gaan spelen met synoniemen van de kernwoorden van je probleem ontdek je vaak veel nieuwe mogelijkheden. Een van de kernwoorden uit de vraag “Hoe kunnen we talent aantrekken in onze organisatie?” is bijvoorbeeld: talent. Mogelijke ‘business synoniemen’ van talent in andere sectoren kunnen zijn: studenten, klanten, freelancers, ex-medewerkers. En dan kun je nagaan hoe zo’n ander ‘domein’ een soortgelijk probleem invult. Hoe trekken universiteiten studenten aan? Hoe vindt een freelancer zijn volgende nieuwe opdracht?

Durf hierbij breed te gaan en gebruik je verbeeldingskracht. Zo mag je ook spelen met minder voor de hand liggende domeinen zoals de maffia, de natuur, de filmsector. Wat doet men in de maffia wereld om nieuw talent aan te trekken? Mogelijke antwoorden zijn: zeer grote beloningen of gebruik maken van andere netwerken of iemand dwingen om mee te werken. Dit soort oplossingen geven hopelijk weer inspiratie voor nieuwe denkrichtingen: Wat zou een ‘zeer grote’ beloning voor een medewerker kunnen zijn? Dit hoeft misschien niet enkel financieel te zijn. Kunnen we tijdelijk een medewerker van een concurrent inhuren die het even wat rustig heeft? Kunnen we juridisch een ex-medewerker oproepen om even in te springen?

3. Verbind de juiste punten … en experimenteer

De laatste stap is wellicht ook de moeilijkste: Hoe weet je nu welk idee al dan niet zal werken in jouw organisatie? Daar is slechts op één manier achter te komen: het gewoon doen. Enkele tips kunnen we wel alvast geven:

• Copy/paste gaat niet succesvol zijn, aangezien jouw organisatie een andere cultuur en achtergrond heeft dan de organisatie waar je de inspiratie gevonden hebt. Je zal het idee sowieso moeten aanpassen aan jouw organisatie. Soms kan dat een kleine aanpassing zijn, soms dien je een combinatie te maken van 2 of 3 ideeën, soms moet je een bepaald element volledig weghalen uit het oorspronkelijke idee.
• Het nemen van nano-acties is een bijkomende tip. Een nano-actie is een actie die je maximaal 10 euro en 1 uur tijd mag kosten. Dus pak het idee beet en bedenk een manier hoe je de mini-versie – binnen de limieten – kan uittesten. Kan je het idee uitproberen met een vrijwilliger in de organisatie? Wat zijn de reacties als je je idee aan 2 open-minded collega’s vertelt? Kun je het idee visueel voorstellen op 1 blad papier en delen met een klant? Door deze nano-acties te nemen leer je heel veel. Je bent het immers daadwerkelijk in de praktijk aan het zetten in plaats van theoretisch plannen te maken. Je krijgt veel sneller feedback en kan snel inschatten of je de goede richting op gaat of niet. En blijkt het idee niet te werken, ook geen groot probleem. Je bent er gelukkig maar maximaal een uurtje mee bezig geweest en veel geld ben je niet kwijt. En guess what?! Veel nano-acties leiden tot echte verandering en innovatie!

Lees ook het eerder gepubliceerde artikel ‘HR trends over de grens’

Voor meer informatie over het Crossing Borders proces of het boosten van de Verander mindset stuur je een mailtje naar Cyriel Kortleven.