Voor managers die normaal gesproken een kantoorpand delen met hun medewerkers leveren de maatregelen naar aanleiding van het coronavirus de nodige uitdagingen op. Zomaar een greep uit vragen die managers zichzelf stellen: hoe ga ik om met persoonlijke en professionele onzekerheid bij medewerkers? Hoe geef ik alle ruimte om thuiswerken georganiseerd te krijgen, maar houd ik wel de productiviteit op peil?
Hoe communiceren we op een effectieve manier nu dit niet face-to-face mogelijk is? Hoe houden we de medewerkers betrokken en verbonden met de organisatie en elkaar? Als je jezelf deze vragen stelt, toon je in ieder geval de drive en betrokkenheid om onder de gegeven omstandigheden de goede dingen te doen. Hierbij 4 tips om dit op de best mogelijke manier vorm te geven.
Nu thuiswerken (waar het werk het toelaat) de nieuwe ‘normaal’ is, moeten medewerkers in staat worden gesteld om te beschikken over de juiste hardware en applicaties thuis te kúnnen werken. Ook het organiseren van informatie- en kennisdeling is een belangrijke voorwaarde. Organisaties die hun bestanden in de cloud hebben, kunnen bij die documenten.
Is dit in jouw organisatie niet het geval, zorg dan voor een digitale kennisbank. Spreek daarnaast af welke tools je gebruikt om met elkaar te communiceren en samen te werken. Een extra tip: stel agenda’s open om te zien of iemand bezig is, zo voorkom je telefoontjes of berichten op ongewenste momenten. Geef als leidinggevende hierin het goede voorbeeld. Heb je deze randvoorwaarden onder controle. Dan merk je al snel dat het effect heeft op de mindset en het werkgeluk van medewerkers én op de productiviteit.
Is de cultuur binnen jouw organisatie gericht op control? Beweeg dan naar een cultuur waarbij autonomie zo diep mogelijk is belegd in de organisatie. Geef je medewerkers zo veel mogelijk ruimte om zelf te bepalen hoe en wanneer zij hun werk doen. Dat laatste biedt vooral uitkomst voor medewerkers die ook nog een gezin te runnen hebben en waarvoor het vaak nog moeilijker is om de werk-privébalans te behouden.
Geef ruimte en verwacht niet dat medewerkers 100% productief zijn, maar waak er ook voor dat zij in hun werk niet doorslaan. Thuiswerken heeft namelijk als valkuil dat medewerkers langer doorwerken om die klus nog af te maken. Ben daarom heel duidelijk over de te behalen doelen en prioriteiten, zodat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
Thuiswerken heeft voor veel mensen het imago van ‘veel gedaan krijgen zonder dat collega’s je storen’. In de huidige situatie is hiervan totaal geen sprake en is communicatie belangrijker dan ooit. Omdat medewerkers niet even bij je langs kunnen lopen, is de drempel om contact op te nemen met jou als leidinggevende misschien wat hoger. Maak duidelijk dat medewerkers bij je terecht kunnen voor vragen. En check zelf regelmatig en periodiek hoe je medewerkers ervoor staan, straal vertrouwen uit, check de werkvoorraad (zonder te micromanagen) en zet alles op alles om je medewerkers in staat te stellen hun werk goed te kunnen doen.
Stimuleer collega’s om onderling online te vergaderen en zorg voor algemene informatievoorziening zoals hoe de organisatie omgaat met externe ontwikkelingen. Omdat de effecten van communicatie fysiek niet te meten zijn, is het beter informatie te vaak te zenden, dan te weinig. Herhaling (en bevestiging) is ook het beste medicijn tegen onzekerheid.
Juist nu is het zaak om medewerkers verbonden en betrokken te houden met de organisatie en collega’s. Onderzoek toont aan dat medewerkers die lang en veelvuldig thuiswerken zich eenzaam kunnen voelen en de connectie met het bedrijf en collega’s kunnen verliezen. Dit kan nog versterkt worden door het feit dat de huidige ontwikkelingen ertoe kunnen leiden dat managers en collega’s nu meer dan ooit taakgeoriënteerd worden en persoonlijke interactie nog verder naar de achtergrond wordt gedrukt. Dat wordt nog eens van brandstof voorzien door het feit dat face-to-face interactie niet mogelijk is.
Kortom: investeer in de menselijke interactie, zowel individueel als collectief. Op individuele basis bijvoorbeeld door per definitie met videoverbinding contact met elkaar te hebben, zodat emoties zichtbaar zijn. Op collectieve basis bijvoorbeeld door via Teams een #koffieautomaat kanaal te openen voor koetjes-en-kalfjespraat en uitwisseling van grappige filmpjes. Ook het organiseren van een digitale vrijdagmiddagborrel kan in die zin een positief effect opleveren.
Voor organisaties en leidinggevenden vormt thuiswerken, zeker in het begin, een bijzondere uitdaging. Maar ondanks de vreselijke aanleiding, kan hier voor vele organisaties een kans liggen voor de toekomst.
Organisaties maken op dit moment een versnelling in het 100% digitaal en plaatsonafhankelijk werken. Hiermee gaat een hele nieuwe wereld open en zouden mobiliteitsproblemen (files, openbaar vervoer) en huisvestingsproblematiek zomaar tot het verleden kunnen behoren!
Dit artikel is overgenomen van Driessen en eerder gepubliceerd op driessen.nl.
