De kans is groot dat jouw organisatie te maken heeft met burn-out. Onderzoek van TNO toont aan dat 1,3 miljoen medewerkers in Nederland last hebben van burn-outklachten. Dat is 17 procent van de medewerkers. Organisaties doen allerlei pogingen om burn-out te bestrijden, maar vaak richten die zich te veel op de gevolgen van het probleem, niet de aanleiding ervan. Medewerkers wijzen op het belang van leefstijl of het aanbieden van cursussen op het gebied van timemanagement of mindfulness, neemt de oorzaak in de meeste gevallen niet weg.
Zie medewerkers met een burn-out als de kanaries in de koolmijn: zij zijn hét teken dat de omgeving ongezond is en dat bepaalde zaken in de organisatie dringend en bij de bron moeten worden aangepakt.
Want burn-out is geen mentaal gezondheidsprobleem, het is een organisatieprobleem. Dat stellen onderzoeker Michael Leiter en psychologie-hoogleraar Christina Maslach van de Berkeley-universiteit in Californië in hun nieuwe boek The Burnout Challenge. Volgens hen is burn-out een reactie op chronische stressoren op het werk die niet goed gemanaged worden. Op den duur leidt dat tot een afname van de energie, betrokkenheid en het zelfvertrouwen van medewerkers, met als gevolg dat ze uitgeput, cynisch en opgebrand raken.
Wat kun je doen om jouw organisatie op zo’n manier aan te passen dat die werkstressoren afnemen en niet meer zorgen voor chronische spanning en burn-out? Dat begint volgens Leiter en Maslach bij het creëren van een betere match tussen mens en werk.
Een mismatch tussen werk en medewerker wil zeggen dat het werk niet past bij menselijke basisbehoeften als doen waar je goed in bent, erbij horen en psychologische veiligheid. We willen allemaal het gevoel hebben dat we vakkundig en bekwaam zijn in ons werk, dat we echt onderdeel zijn van een team en een cultuur, dat we daar onszelf kunnen zijn en dat we onze collega’s, leidinggevenden en de organisatietop kunnen vertrouwen.
In hun boek adviseren Leiter en Maslach organisaties om in ieder geval vijf stappen te zetten richting een betere match tussen medewerkers en hun werk en daarmee het voorkomen van burn-outs.
De simpelste en beste manier om mismatches te identificeren, is door vragen te stellen aan medewerkers. Waar lopen zij tegenaan, wat geeft hen chronische stress en waar zijn zij ontevreden over? Vraag ook naar hun ideeën voor mogelijke oplossingen. Vaak lijken mismatches op het eerste gezicht vrij eenvoudig of eendimensionaal – bijvoorbeeld: ‘de werkdruk is te hoog’ – maar als je doorvraagt, blijkt het toch vaak genuanceerder te liggen. Mogelijk wordt de werkdruk als zodanig ervaren vanwege een gebrek aan autonomie (een controle-mismatch), of een gebrek aan respectvolle omgang tussen collega’s (een sociale mismatch).
Als de resultaten van zo’n onderzoek bekend zijn, deel die dan met de hele organisatie. Zo laat je zien dat je echt naar de input van medewerkers luistert en vat je samen welke lessen daaruit te trekken zijn.
De volgende vraag is uiteraard: wat doe je met de feedback vanuit de organisatie? Welke veranderingen voer je door? En welke prioriteiten breng je daarin aan? Zorg dat leidinggevenden, na de algemene presentatie van het onderzoek, verder in gesprek gaan met hun teams. De focus ligt daarbij op de mogelijkheden voor positieve verandering. Dit vraagt om creatief probleemoplossend vermogen en een open niet-oordelende houding. Welke oplossingen zijn er mogelijk op organisatieniveau en welke op teamniveau? Een werkgroep bestaande uit leden vanuit de hele organisatie kan aan de slag met die eerste categorie, terwijl teams hun eigen verantwoordelijkheid oppakken.
In veranderprocessen is het belangrijk om snel kleine en concrete successen te behalen en niet alleen maar te focussen op de lange weg naar dat ene grote doel. Snelle successen geven mensen vertrouwen en motivatie om de ingezette weg te vervolgen.
Wees niet bang om kleine verbeteringen te presenteren als een succes, want die kunnen wel degelijk grote impact hebben op de werkbeleving. Zo kan een kleine aanpassing in het ICT-systeem de administratieve werkzaamheden van medewerkers flink verlichten, met als gevolg dat zij meer tijd overhouden en minder negatieve emoties ervaren rond die taak.
Medewerkers ervaren vaak stress van zaken die hun werk onnodig ingewikkeld maken. Vaak gaat het om procedures, administratieve handelingen of regels die hun werk vertragen en waardoor ze uit hun ritme of flow raken. Ga je taken of rollen herontwerpen, kijk dan heel kritisch naar waar het simpeler kan. Als er verantwoordelijkheden bij komen, moeten er ook zaken af. Kijk ook naar het werkritme: wissel intensieve periodes af met wat rustigere periodes. Ook de variatie tussen sociale momenten en concentratiemomenten moet gebalanceerd zijn, evenals werken op kantoor en thuis. Als je met deze principes rekening houdt al vanaf dat je een rol formuleert, voorkom je mogelijk mismatches met betrekking tot werkdruk, controle, eerlijkheid of op sociaal gebied.
Tijdens het proces van het opsporen en oplossen van mismatches is het belangrijk dat er continu wordt gemonitord en aangepast waar nodig. Evalueer kleine veranderingen, communiceer regelmatig met je achterban en vraag continu feedback. Teamleiders spelen hierbij een belangrijke rol, omdat zij dagelijks in direct contact staan met de uitvoerende collega’s. Zij zien dagelijks de consequenties van mismatches, maar ook van positieve veranderingen.
Het ontwikkelen en verbeteren van de werkplek is een creatief proces. Door samen met medewerkers het proces aan te gaan van het verbeteren van de match, neem je je verantwoordelijkheid als werkgever en leg je de ‘schuld’ niet bij de medewerker. Mismatches op het werk opsporen en verhelpen, kan voorkomen dat medewerkers chronische stress ervaren en daardoor afhaken of opbranden. Het verbeteren van de match tussen medewerker en werk helpt mensen voldoening te vinden in hun werkleven en kan voorkomen dat medewerkers uitgeblust raken. Een betere match kan uiteindelijk zelfs leiden tot meer betrokkenheid bij het werk. En dat hebben werkgevers en medewerkers maar al te hard nodig in deze tijd.
Gea Peper is werkgeluk expert, keynote speaker en oprichter van het HappinessBureau, dat als doel heeft werkgeluk in organisaties (verder) te vergroten. Ze is hoofddocent van de opleiding Werkgelukdeskundige aan diverse hogescholen en co-auteur van de bestseller Employee Experience – Happy People Better Business.
