Het doel van de HR-cyclus is: medewerkers ondersteunen in het leren en presteren, zodat zij maximaal bijdragen aan het succes van de organisatie. Wanneer je de HR-cyclus gaat vernieuwen, is het dan ook essentieel om de medewerker als uitgangspunt te nemen. Ontwerp een nieuwe cyclus daarom niet voor je medewerkers, maar met je medewerkers. We bespreken 7 stappen die je kunt doorlopen om tot een cyclus te komen die jouw medewerkers echt ondersteunt in het leren en presteren.
Vernieuwen om het vernieuwen is zelden een goed idee. Er is alleen reden om iets te veranderen als de huidige situatie niet voldoet. Begin daarom met een inventarisatie van de problemen van de huidige cyclus. Methoden die hiervoor goed werken zijn:
De belangrijkste onderwerpen om hierin aan de orde te laten komen zijn:
Doelen: zijn de doelen duidelijk, uitdagend en haalbaar? Heb je inzicht in de voortgang? Word je voldoende ondersteund bij het realiseren van de doelen?
Persoonlijke ontwikkeling: vind je persoonlijke ontwikkeling belangrijk? Heb je duidelijke ontwikkeldoelen? Hoe ben je hiermee in de dagelijkse Praktijk bezig? Word je voldoende ondersteund bij je persoonlijke ontwikkeling?
Gesprekken: voer je gesprekken over je doelen en persoonlijke ontwikkeling? Hoe ervaar je deze gesprekken? Zijn de gesprekken voldoende voorbereid?
Beoordeling: vind je de beoordeling waardevol? Ervaar je deze als eerlijk? Stimuleert deze je om te leren en presteren?
Als organisatie heb je waarschijnlijk een visie op de manier waarop je als organisatie wilt samenwerken. Het is goed om hiermee richting te geven aan de nieuwe cyclus.
Een aantal onderwerpen is waardevol om over na te denken.
Omdat de HR-cyclus is bedoeld om medewerkers te ondersteunen bij het leren en presteren, wil je de cyclus ook ontwerpen samen met medewerkers.
Vaak vorm je hiervoor een groep medewerkers die een goede afspiegeling zijn van jouw organisatie. In een aantal sessies krijg je met elkaar scherp hoe een effectieve cyclus eruit kan zien.
Start met het delen, toetsen en aanscherpen van de visie. Daarna ga je samen aan de slag om een cyclus te ontwerpen. Je geeft concrete invulling aan de onderwerpen eigenaarschap, transparantie, beoordelen, feedback, persoonlijke ontwikkeling en gesprekken. Je bedenkt wat verplicht is en wat optioneel is, wat er minimaal moet worden vastgelegd en welke vaste gespreksmomenten er zijn.
Je kunt overwegen om verschillende varianten uit te werken, die je gaat testen. Soms zijn er verschillende goede opties en weet je van tevoren niet wat het beste gaat werken voor de medewerkers. Daarnaast kunnen afdelingen heel verschillend zijn in de aard van de werkzaamheden of de volwassenheid van het team. Daardoor kan ook een andere invulling nodig zijn.
Een HR-cyclus zonder technologie is tegenwoordig bijna ondenkbaar. Goede Technologie zorgt er immers voor dat het proces makkelijker wordt: het geeft inzicht en biedt op de juiste momenten ondersteuning. Drie zaken zijn cruciaal bij de introductie van ondersteunende technologie:
Je kunt ervoor kiezen om technologie pas in een later stadium te introduceren. Maar het is belangrijk om je te realiseren dat de technologie het succes van de nieuwe cyclus kan maken of breken.
Probeer niet alles tot in de puntjes uit te werken. De kans is groot dat niet alles wat je bedenkt direct goed werkt. Je hebt dan veel werk voor niets gedaan. Een van de beste manieren om snel te leren of de nieuwe HR-cyclus werkt, is om zo snel mogelijk te starten met experimenteren.
Het kenmerk van een succesvol experiment is dat je zo veel mogelijk leert in zo min mogelijk tijd. De beste manier om dit te doen is om vooraf hypothesen op te stellen over wat je wilt leren. Je kunt je experimenten dan heel gericht vorm geven om deze hypothesen te valideren (of falsificeren natuurlijk).
Een aantal voorbeelden van hypothesen die je zou kunnen testen:
Schroom vooral niet om meerdere experimenten parallel te laten lopen. Je kunt verschillende werkwijzen testen bij verschillende teams. Of juist dezelfde werkwijze bij teams die qua aard van werkzaamheden heel anders zijn. Zorg dat je in ieder geval een goede dwarsdoorsnede van je organisatie hebt.
Het is nu zaak om de hypothesen te valideren door middel van experimenten. Zodra je hebt bepaald welke teams deelnemen aan het experiment, is het belangrijk deze teams goed mee te nemen in wat er gaat gebeuren en wat je van ze verwacht. Neem ze in ieder geval mee in de problemen van de oude werkwijze, de visie op de nieuwe werkwijze en de rol die zij hebben in het experiment (bijv. feedback geven op de werkwijze en meedenken over verbeteringen daarvan).
Het is daarnaast belangrijk om een aantal evaluatiemomenten te agenderen, waarop je stilstaat bij de hypothesen en zo nodig bijstuurt op basis van wat je hebt geleerd.
Je kunt in deze stap weer dezelfde instrumenten gebruiken als in stap 1: een survey, diepte-interviews of workshops.
Het is daarbij slim om te starten met een nulmeting. Zo weet je waar de medewerkers die deelnemen aan de experimenten vooraf staan en kun je de verschillen meten als gevolg van de nieuwe werkwijze.
Onze ervaring leert dat drie maanden voldoende is om de fase van experimenteren en leren goed te doorlopen. Belangrijk daarbij is dat je alle elementen van de HR-cyclus in die drie maanden doorloopt. Heb je bijvoorbeeld een eindejaarsbeoordeling? Maak dan een ‘mini-cyclus’ van 3 maanden die je afsluit met een beoordeling.
Belangrijke momenten om te evalueren in de experimentfase zijn:
Nu je een nieuwe succesvolle werkwijze voor de HR-cyclus hebt ontdekt, wil je Natuurlijk dat alle medewerkers daarvan profiteren. Tijd om de werkwijze uit te rollen in de hele organisatie. Afhankelijk van de omvang en complexiteit van je organisatie zal dit variëren van een groot intern verandertraject tot een middagje bij elkaar zitten met alle collega’s.
Wat in ieder geval aan de orde moet komen is:
Om zo’n verandering succesvol door te voeren, gaat een aantal zaken helpen:
De PerformanceManager van IJK helpt medewerkers, leidinggevenden en de afdeling HR om de focus te leggen op de ontwikkeling van medewerkers. Kijk voor meer informatie op de website of neem direct contact met ze op.
