De laatste maanden van het jaar zijn ingegaan, dé tijd om aan de slag te gaan met de jaarplannen. Voor jou als HR-professional het moment om de HR-doelen voor het nieuwe jaar helder te krijgen. Voor je eigen jaarplan, maar ook voor de jaarplannen van afdelingen die je nodig hebt om je doelen te realiseren. Denk daarbij aan doelen als het werven van personeel of het verbeteren van het welzijn van je medewerkers om personeel in huis te houden.
Nu is het maken van jaarplannen niet altijd een activiteit waar iedereen energie van krijgt. Onderzoek wijst uit dat ongeveer 80% van de organisaties jaarplannen opstelt, maar slechts zo’n 40% ze ook echt gebruikt. Wil je dit voorkomen? Pak het dan eens anders aan. Deze zeven tips met lessen uit de psychologie rond jaarplannen helpen jou en je collega’s op weg. Jaarplannen zijn immers tot op de dag van vandaag nog steeds het belangrijkste middel om de strategie te realiseren.
‘Der Meister zeigt sich in der Beschränkung‘ (Goethe). De kunst is om de kern van het plan in één overzicht te kunnen communiceren.
Compactheid mag niet ten koste gaan van de kwaliteit. Het gebruik van drie elementen: richting, resultaat en actie en de weergave van de verbinding tussen de elementen daarvan bewaakt de kwaliteit.
Jarenlang wetenschappelijk onderzoek toont aan: een manager kan op niet meer dan zeven doelen effectief sturen.
Jaarplannen gebruiken doe je door het te gebruiken als onderlegger voor de voortgangsgesprekken. Deze kunnen ingericht worden als weekstarts, maand- of kwartaalgesprekken, in teamverband of één op één tussen medewerkers en managers of managers onderling.
Effectieve voortgangsgesprekken vragen om een agenda die op de nieuwste inzichten vanuit de psychologie is gebaseerd. Hanteer de volgende agenda: 1. bespreek in- en externe ontwikkelingen die invloed hebben op het plan (effect: geeft rust), 2. bespreek de drie belangrijkste successen van de afgelopen periode (effect: genereert positieve energie en creativiteit), 3. Bespreek de drie belangrijkste punten van zorg (effect: vanuit de positieve energie en creativiteit uit agendapunt 2 ontstaat er meer oplossingsgerichtheid) en tot slot 4. Maak duidelijke afspraken over het delen van successen met anderen en wie hulp gaat bieden bij de punten van zorg (effect: duidelijkheid). Stel plannen eventueel bij.
Ondersteun het jaarplan met een op het format aansluitende tooling voor rapportage (zie bijvoorbeeld www.A3online.nl). Een simpele manier van rapporteren helpt anderen inzicht te krijgen. De overdraagbaarheid van successen en punten van zorg wordt vergroot.
In de moderne opvatting rond jaarplannen is het creëren van plannen een proces van het gehele betrokken netwerk. De gedachte is dat als je het netwerk betrekt bij het proces, zij ook elders inbrengen wat de richting, resultaten en acties zijn van jouw plan. Dat versterkt de realisatie van de ambities in het plan. Er ontstaat een beweging in het hele netwerk.
Kortom, maak het eenvoudig, doordacht en leuk!
Dr. Henk Doeleman is strateeg bij de gemeente Rheden, senior research affiliate aan de Universiteit Twente en oprichter/eigenaar van A3 Company. Hij is expert op het gebied van strategie-implementatie en leiderschap en publiceert daar regelmatig over.
