Het belang van een goed inwerktraject voor nieuwe medewerkers is bekend. Werkgevers meten echter nauwelijks hoe ze de ‘onboarding’ zo effectief mogelijk kunnen laten verlopen. Google is een uitzondering waarvan andere werkgevers kunnen leren. Volgens de zoekmachine volstaat een eenvoudige herinneringsmail.
Achterliggende les van de aanpak van Google is dat het loont om verschillende hr-oplossingen te testen om te kijken wat het beste werkt. Het analytics-team van Google testte verschillend keren welke factoren een positieve invloed hebben op de productiviteit van nieuwe medewerkers. Het meest effectief bleek een e-mail naar de leidinggevende van de nieuwe medewerker, net voordat deze begint.
De simpele herinneringsmail zorgt dat een nieuwe medewerker een maand eerder een minimaal vereiste productiviteitsniveau bereikt. Dat betekent 25 procent tijdwinst vergeleken met de situatie waarin de herinnering niet wordt gestuurd.
Uitermate belangrijk is de inhoud van de herinneringsmail. De mail benadrukt vijf taken met de meeste invloed op de productiviteit van de beginnende medewerker. Leidinggevenden mogen zelf bepalen of en hoe zij daaraan aandacht geven tijdens het inwerktraject.
De volgende vijf taken moeten in de herinneringsmail staan:
• Discussieer over de rol en verantwoordelijkheden van de medewerker.
• Zoek een collega die de nieuwe medewerker begeleidt.
• Help de starter bij het opbouwen van een sociaal netwerk.
• Loop het inwerktraject het eerste half jaar eenmaal per maand na met de medewerker.
• Moedig een open dialoog aan.
Bij deze vijf taken gaat het om ‘tweerichtingsverkeer’, het zorgen voor een ondersteunend sociaal netwerk en regelmatige evaluatiemomenten.
Er zijn vijf factoren waarom deze aanpak zo succesvol is. Ten eerste komt het door een ‘just-in-time’ herinneringsmail met korte en eenvoudige informatie. Daarnaast is de leidinggevende de proceseigenaar die niet verplicht is om activiteiten uit te voeren. Ten derde houden leidinggevenden van korte checklists met taken die ze kunnen afvinken. Op de vierde plaats heeft het meerwaarde om te experimenteren en gegevens te analyseren. Tot slot heeft het meer effect om nieuwelingen op teamniveau in te werken dan centraal vanuit de organisatie.
Bronnen: P&Oactueel, ERE
