Het toepassen van timemanagement is niet zaligmakend. Het heeft ook zijn nadelen. We gaan steeds meer en steeds sneller werken. Hierdoor missen we uiteindelijk waar het echt om gaat.
Al jaren is er veel aandacht voor timemanagement. Vele tools en apps ondersteunen ons bij onze taken met ‘to do’s’ en planningen, zodat we nóg productiever worden met nóg betere prestaties. We moeten steeds beter worden in werk inplannen, prioriteiten toekennen en doelen bereiken. Dit superefficiënte management van tijd en taken heeft echter een keerzijde.
Vaak geven timemanagementrichtlijnen aan om alles wat je kant op komt onmiddellijk op te vangen, te evalueren en af te handelen. Lukt dat niet dan moet je het inplannen of delegeren. De fanatieke timemanagers doen dit op hun werk én privé met getting things done als een soort levensmotto.
“Als je dat consequent doet, zal je takenlijst met een beangstigend snel tempo groeien. En het idee dat je al die taken moet afwerken, kan je in paniek brengen”, stelt Jason Allaire van Cornerstone University Professional and Graduate Studies. Timemanagement kan volgens hem handig zijn, maar het mag je leven niet beheersen. “Nu en dan slipt er iets door je vingers. Je hebt grenzen zoals iedereen.”
Als je het perfectionistisch aanpakt, zorgt timemanagement dus juist voor een langere to-do-lijst. Hoe langer deze is, hoe groter op het einde van de dag de confrontatie is met alles wat je niet hebt gedaan. Zo geeft timemanagement je het gevoel dat je voortdurend achter de feiten aanloopt. “Het aantal afgevinkte taken zou geen maatstaf voor succes mogen zijn”, vindt Allaire.
De Wet van Parkinson die inhoudt dat een project altijd de hoeveelheid tijd in beslag neemt die ervoor uitgetrokken is, geldt perfect voor timemanagement. Hoe efficiënter je taken afhandelt, hoe meer hooi je op je vork kan nemen en hoe meer werk je krijgt. “Hoe beter je wordt in snel e-mails beantwoorden, hoe meer antwoorden je terugkrijgt. De omvang van je inbox neemt exponentieel toe naarmate je mails sneller beantwoordt”, merkt Allaire op.
Volgens Allaire is het natuurlijk geen oplossing om minder hard te werken en mails niet meer te beantwoorden. “Maar het is wel belangrijk dat je nee leert zeggen, wanneer mensen je proberen in te schakelen voor zaken waarmee je zelf in de problemen raakt met je prioriteiten.”
Timemanagement zou er eigenlijk juist voor moeten zorgen dat je meer tijd hebt voor de taak die je uitvoert, omdat je alle andere taken en verplichtingen naast je neer kan leggen. Die heb je namelijk al lang op je to-do-lijst gezet of gedelegeerd. Het ideaalbeeld is gefocust op doorwerken en dan tijd overhouden om leuke dingen te doen.
Zo werkt het volgens Allaire helaas niet. De eindeloze to-do-lijst hangt als een zwaard van Damocles boven je hoofd. “Terwijl je met je kinderen aan het spelen bent, zit je met je gedachten bij de volgende taken op je groeiende lijst.” Timemanagement zorgt zo niet voor meer, maar voor minder focus en plezier.
Allaire vindt het ironisch dat mensen door timemanagement gefocust raken op details. “Je bent zo hard bezig alles in systemen en lijsten te gieten, af te vinken, prioriteiten en deadlines toe te kennen, dat je the big picture mist.” Mensen gaan zich volgens hem voelen als een machine die taak na taak afhandelt, zonder daar verder nog bij stil te staan. “Wie continu met kleine deeltaken bezig is, gewoon omdat ze op een checklist staat, zal nooit enig werk van betekenis verwezenlijken.”
Er is dus maar één conclusie mogelijk: we laten het timemanagement achter ons en onze takenlijsten kunnen in de papierbak. “Helemaal niet”, benadrukt Allaire. Timemanagement en productiviteitstools kunnen volgens hem een nuttige hulp zijn, maar het blijven hulpmiddelen, geen doelen op zich. “Gebruik ze slim en zorg dat je zelf controle houdt over je prioriteiten. Laat ze je leven niet dicteren. Gooi je checklists niet weg, maar hou ze duidelijk gescheiden van andere belangrijke dingen in je leven. En zorg ervoor dat je zowel professioneel als privé focust op zaken die er echt toe doen.”
Bron: Management Team
