Hoe goed een sollicitatieprocedure ook ingericht is, aan het einde van de procedure blijft er vaak maar één kandidaat over. Hoe ga je om met de afgewezen kandidaten en zorg je dat ook zij met een positief gevoel de procedure eindigen? De sleutel van het succes ligt in de customer journey. En dan kunnen we veel leren van het ijsje van IKEA.
Tijdens een sollicitatieprocedure heb je in een relatief korte periode veel contact met iemand. Grote kans dat dit mensen zijn die nog eens terugkomen als sollicitant, klant of contactpersoon. Het achterlaten van een positief beeld is daarom van groot belang. Want sollicitanten worden op deze manier ambassadeurs van jouw werkgeversmerk. Zo’n positieve ambassadeur draagt ook eerder bij aan het werven van nieuwe sollicitanten en/of klanten. Dus de vraag is: Hoe zorg je er als organisatie voor dat ook de groep van afgewezen kandidaten een positieve beleving overhoudt aan de procedure?
De oplossing hiervoor kunnen we vinden in de principes van de customer journey. Een tijd terug gaf een collega, tijdens een interne training over dit onderwerp, een mooi voorbeeld van een bedrijf dat perfect inspeelt op de positieve eindbeleving van hun klanten: IKEA. Wanneer je zelf wel eens bij de IKEA komt bestaat er ook een grote kans dat je bij de uitgang een keer (of altijd) een ijsje hebt gegeten. Voor jou waarschijnlijk gewoon een aantrekkelijke snack. Voor IKEA is dit hét moment waarop de lagere klantbeleving (veroorzaakt door het zelf sjouwen in het magazijn, de rij bij de kassa, en het afrekenen) in een rap tempo wordt omgezet naar een positief einde van de klantreis. En dat allemaal door een ijsje waarvan de prijs bewust heel laag wordt gehouden. Zo loop je, ondanks dat je net een kar vol zelf ingeladen spullen hebt afgerekend, toch met een goed gevoel naar buiten.
Dit concept kunnen wij als HR-professionals ook toepassen in de sollicitatieprocedure. Juist die groep die je moet teleurstellen met een afwijzing, hebben vaak een minder goede beleving overgehouden aan het contact. De kunst is dus om ook de sollicitanten die je afwijst een positief gevoel mee te geven. Niet alleen is dat goed voor het visitekaartje van je organisatie, maar het is ook erg prettig voor de sollicitant. Hoe je dit kunt bereiken? Hieronder een aantal tips.
Wellicht een enorme open deur, maar zorg er in ieder geval voor dat álle sollicitanten binnen een redelijke termijn een reactie krijgen. Zelfs als (je het geluk hebt dat) het er veel zijn. Een andere tip is het persoonlijk maken van de afwijzing. Bedank de sollicitant, geef persoonlijke feedback en tips voor een volgende keer. Benoem ook positieve punten, maar zorg dat het geen ophemeling wordt.
Je hebt de kandidaat immers wel afgewezen. Hoe verder in de procedure (bijvoorbeeld na een gesprek) des te belangrijker is de persoonlijke feedback. Wanneer de procedure uit meerdere rondes bestaat hebben vooral de laatste afvallers flink wat tijd en energie in de procedure gestopt. Deze laatst overgebleven kandidaten zou je iets ludieks kunnen meegeven of een bedankje naar ze opsturen. Denk aan een chocoladereep met gepersonaliseerde bedank-wikkel. Of een leuk (online) bedank-kaartje. Zorg er wel voor dat dit bedankje past bij de organisatie. Mocht je er na deze tips toch niet uit komen hoe jij de procedure met de afgewezen sollicitanten positief kunt afsluiten, dan kun je altijd nog overwegen een ijscokar bij de uitgang te zetten!
