Controle van de werknemer en het recht op privacy: 4 vragen beantwoord

1. Een werknemer is ziek en ik wil zijn zakelijke inbox checken op belangrijke onbeantwoorde e-mails. Mag ik dit doen?

Ja, dat mag als de e-mailcontrole voldoet aan de volgende drie eisen:

• Kenbaarheid: de werknemer weet of had kunnen weten dat jij als werkgever zijn zakelijke inbox mag controleren als hij ziek is. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een internet- en e-mailreglement hebt waarin staat dat de werkgever gerechtigd is om de e-mailbox van de werknemer te controleren. Vaak is instemming nodig van de ondernemingsraad om een dergelijk reglement vast te stellen.
• Gerechtvaardigd doel: je hebt een gegronde reden om de inbox van de werknemer te checken. In dit geval is het doel om onbeantwoorde zakelijke e-mails op te sporen, zodat de bedrijfsvoering niet in de knoei komt.
• Proportionaliteit: het doel staat in een evenredige verhouding tot de inbreuk op de privacy. Het belang om een goede bedrijfsvoering te handhaven moet de inbreuk op de privacy van de werknemer dus kunnen rechtvaardigen.

E-mailberichten van de werknemer vallen onder het recht op privacy, zo ook de zakelijke e-mails. Door rekening te houden met de drie bovengenoemde eisen, zorg je ervoor dat de privacy van de werknemer zoveel mogelijk gewaarborgd blijft als je hem controleert. Voer je een duidelijk e-mailreglement en is er een serieuze aanleiding om in lijn met dat reglement de e-mailberichten van een werknemer te controleren? Dan is er een reële kans dat de rechter dit aanmerkt als een toelaatbare privacy-inbreuk.

2. Een werknemer werkt grotendeels vanuit huis, maar ik twijfel of hij de afgesproken arbeidsduur werkt. Mag ik zijn computergedrag in het geheim monitoren?

Nee, in dit geval mag dat niet. Voor heimelijke controle van een werknemer gelden namelijk extra strenge eisen. Allereerst moet er een redelijke verdenking bestaan dat de werknemer iets doet wat strafbaar of verboden is, denk hierbij aan diefstal of fraude. Daarnaast moet vaststaan dat je geen ander, lichter middel kunt gebruiken om de verboden gedragingen tegen te gaan of op te sporen. In deze situatie zou je de werknemer kunnen vragen om een urenverantwoordingsstaat aan het einde van elke werkweek. Dat is een veel lichter middel dan het heimelijk monitoren van computergedrag.

3. Mag ik de werknemer dan wel monitoren tijdens het thuiswerken als ik hem daarover van tevoren inlicht?

Ja, er zijn omstandigheden waarin je de werknemer thuis mag controleren als je hem daarover vooraf informeert. Allereerst moet je de volgende vraag bevestigend kunnen beantwoorden: is het noodzakelijk om de werknemer te controleren als hij thuiswerkt? Als de noodzakelijkheid ontbreekt, is het niet verstandig om de werknemer te controleren.
Daarnaast is het van belang op welke wijze je de werknemer controleert. Software die registreert wat de werknemer op zijn computer doet (zoals in- en uitloggen, toetsaanslagen en internetgebruik) of waarmee screenshots van het computerscherm gemaakt kunnen worden, zijn erg ingrijpend voor de privacy van de werknemer. In de meeste gevallen zijn lichtere middelen mogelijk om de werknemer te monitoren. Kies dus altijd voor het lichtste middel.

Bovendien moet je kunnen uitleggen waarom het bedrijfsbelang zwaarder weegt dan het privacybelang van de werknemer. Hoe ingrijpender de controlemethode, hoe zwaarder het privacybelang van de werknemer weegt. En hoe zwaarder de controlemethode, hoe groter de kans dat de inbreuk op de privacy niet gerechtvaardigd is.

Tot slot moet je de ondernemingsraad om instemming vragen voor het controleren van thuiswerkende werknemers. Als de ondernemingsraad niet instemt, dan mag je de controle niet uitvoeren. Ook als de ondernemingsraad heeft ingestemd, behoudt de werknemer overigens zijn recht op vertrouwelijke communicatie. Lees dus geen berichten van of aan de werknemer die overduidelijk in de privésfeer vallen.

4. Een werknemer heeft zich ziekgemeld, maar ik twijfel of hij wel echt ziek is. Mag ik bij hem op bezoek gaan om dit te controleren?

Nee, je mag niet op huisbezoek gaan om te controleren of een werknemer daadwerkelijk ziek is. Sterker nog: als de werknemer zich ziekmeldt, mag je niet vragen wat de werknemer precies mankeert. De gezondheidstoestand van een werknemer behoort tot zijn privésfeer. Gezondheidsgegevens mogen op grond van artikel 9 AVG niet door de werkgever worden geregistreerd, ook niet als de werknemer uit zichzelf vertelt wat de ziekteoorzaak is.

Dat je niet op huisbezoek mag gaan, wil echter niet zeggen dat je geen middelen hebt om de werknemer na een ziekmelding te controleren. Als werkgever kun je in een verzuimreglement regels opstellen waaraan werknemers zich moeten houden bij een ziekmelding. Denk aan de tijdstippen waarop de werknemer bereikbaar moet zijn, zodat de bedrijfsarts contact kan opnemen met de werknemer als dat nodig is. Ook mag je van de werknemer verwachten dat hij bij de bedrijfsarts of arbodienst op consult gaat als je dat verzoekt. De bedrijfsarts of arbodienst kan vervolgens deze gegevens aan jou verstrekken:

• Of de werknemer arbeidsongeschikt is;
• Hoe lang de werknemer naar verwachting afwezig zal zijn;
• Wat de belastbaarheid van de werknemer is als hij gaat re-integreren;
• Of eventuele aanpassingen t.a.v. de werkzaamheden gewenst zijn.

In dit artikel heeft Charelle van Tilborg, jurist arbeidsrecht van het HRM kennissysteem RAP bij IJK antwoord gegeven op enkele vragen rondom controle van de medewerker en het recht op privacy. Wil je meer weten, kijk dan op de website van RAP. Heb je een vraag voor Charelle of haar collega’s? Neem dan per e-mail contact op met de Helpdesk HRM.