Hybride werken is niet nieuw. Het bestond al voor de coronacrisis maar door die crisis zijn werknemers meer thuis of op andere tijden gaan werken. Veel organisaties richten het werk daar ook al op in en kunnen daarbij zelf keuzes maken. Immers, veel wettelijke kaders over hybride werken (bijvoorbeeld hoe vaak, wanneer wel en wanneer niet?) zijn er niet.
Onlangs bracht de Sociaal-Economische Raad (SER) op verzoek van het kabinet een advies uit over (de toekomst van) hybride werken. In dit advies doet de SER aanbevelingen en deelt best practices. De belangrijkste best practices voor HRM’ers zetten wij op een rij.
Als hybride werken in jouw organisatie relatief nieuw is of als het voor sommige afdelingen niet of nauwelijks mogelijk lijkt, dan kan het nuttig zijn om eens te experimenteren met verschillende vormen van hybride werk. Ook een bedrijfsbezoek aan een andere organisatie die al verder is in de vormgeving van het hybride werken, kan helpen om te ontdekken welke vorm van hybride werk past bij jouw organisatie.
Maak een organisatie specifieke regeling over hybride werken. Leg daarin vast hoe er in de organisatie hybride wordt gewerkt. Maar laat ruimte om afspraken te maken op individueel en/of teamniveau. Denk bij het opstellen van de regeling ook aan afspraken over arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden, zoals een thuiswerkvergoeding of afspraken over gezond en veilig werken.
Besteed intern regelmatig aandacht aan het beleid, de gevolgen van en ervaringen met hybride werken binnen de organisatie. Bespreek verplichtingen en verwachtingen op individueel, team en organisatieniveau. Overleg bijvoorbeeld over op welke dagen er wel en niet hybride gewerkt kan worden of wanneer er vergaderd wordt. Als vergaderingen standaard binnen specifieke tijdvakken worden gepland, zoals midden op de dag, hebben werknemers meer mogelijkheden om tijdsonafhankelijk te werken en kunnen zij files voorkomen. Ondersteun leidinggevenden bovendien bij het op afstand leiding geven. Het is voor hen moeilijker om goed zicht te houden op het welzijn en de werkzaamheden van hun werknemers.
Stimuleer en onderzoek nieuwe vormen van samenwerking, bijvoorbeeld door middel van elektronische brainstorming. Om goed samen te werken is ook een goede afstemming nodig, zeker als veel werknemers uit een team hybride werken. Bespreek binnen teams de dagen waarop werknemers naar de werklocatie komen en maak dat inzichtelijk, bijvoorbeeld met behulp van intranet. Zorg er daarbij voor dat er voldoende face-to-face contactmomenten mogelijk zijn. Daarmee ondersteun je de sociale cohesie, de bedrijfsvoering en het individuele welzijn van werknemers.
Het inwerken van nieuwe collega’s (onboarding) op afstand kan voor organisaties en mensen een stuk ingewikkelder zijn. Onder andere doordat nieuwe collega’s op afstand minder snel de mensen, het pand en de cultuur van een organisatie leren kennen. Ontwikkel daarom beleid voor nieuwe collega’s om de onboarding in de organisatie te stimuleren. Het faciliteren van voldoende fysieke contactmomenten voor nieuwkomers om de werkzaamheden onder de knie te krijgen en een netwerk op te kunnen bouwen zijn daarbij belangrijke aspecten.
Het is van belang dat werkgevers op individueel, team en organisatieniveau regelmatig aandacht besteden aan de gezondheid, het welzijn en de werktevredenheid van werknemers als het gaat om hybride werken. Daarbij moet in ieder geval ook het gesprek worden gevoerd over de werk-privé balans, fysieke en mentale belasting, arbovoorzieningen, onbereikbaarheid na werktijd, het inrichten en zicht houden op een ergonomische werkplek.
Hybride werken kan specifieke risico’s met zich meebrengen voor werkenden, of bestaande risico’s die op een andere manier aangepakt moeten worden. Zorg er daarom voor dat de risico’s van hybride werken zowel in de RI&E als het plan van aanpak zijn opgenomen.
Werkgevers hoeven de invoering van een wijziging in wet- of regelgeving niet af te wachten. Het is aan te raden om nu al het gesprek te voeren in de organisatie, in teams en op individueel niveau over het wel of niet bereikbaar zijn buiten werktijd.
Verzorg trainingen gericht op digitale basisvaardigheden voor wie dat nodig heeft. Denk na over welke digitale vaardigheden in de toekomst vereist zijn om het werk te kunnen (blijven) uitoefenen, zodat ook hierin tijdig getraind kan worden. Zorg ervoor dat werknemers over de juiste digitale mindset beschikken. Zij moeten zich bewust zijn van digitale mogelijkheden en deze goed weten in te zetten tijdens hun werkzaamheden.
Zorg voor praktische richtlijnen of protocollen die helpen bij (het voorkomen van) cyberaanvallen. Denk aan uitleg over: hoe voorkom je cyberaanvallen en wat doe je als je een verdachte e-mail binnenkrijgt? Een goede ICT-helpdesk en het volgen van trainingen kunnen hieraan bijdragen. Informeer werknemers daarnaast over privacy en welke rechten en plichten zij hebben tijdens hun werk.
Het staat buiten kijf dat hybride werken blijvend is. De SER heeft het kabinet een flinke set aanbevelingen aangereikt. Het is nu afwachten of dit tot wijzigingen in wet- en regelgeving gaat leiden. Uiteraard houden wij je daarvan op de hoogte. Maar je hoeft deze niet af te wachten. Op basis van de hiervoor genoemde best practices kun je nu al aan de slag om hybride werken in jouw organisatie op een goede manier vorm te geven.
In dit artikel deelt Nelleke de Langen-Loeffen, jurist arbeidsrecht van het HRM kennissysteem RAP bij IJK, 10 best practices rondom hybride werken. Heb je hier een vraag over? Neem dan per e-mail contact op met de Helpdesk HRM.
