Eigenlijk kan ik me goed beheersen, blijf ik aandachtig luisteren en probeer ik met de juiste argumenten en ideeën een oplossingsrichting te vinden voor een uitdaging. Maar nu moet ik bekennen dat ik volledig uit m’n plaat ben gegaan tijdens een overleg. Mijn eigen werkdruk, zorgen over hoe het steeds slechter gaat met de zorgprofessionals en het soms eindeloze gepraat zonder dat er keuzes worden gemaakt, stapelden zich op.
Voor mijn gevoel waren we al twee uur in gesprek zonder dat de juiste mensen in het overleg hun eigenaarschap pakten. Het gevolg was dat een collega, die het toch al veel te druk heeft, het nog drukker kreeg. De anderen bleven in hun formele rituele dans hangen: ‘Ik mag overal wat van vinden, maar ga het niet oppakken, want het is mijn taak niet’. Toen ze elkaar ook nog complimenten gingen geven over hoe goed het is dat alles gezegd kan worden, ging ik helemaal los.
“De stoom kwam uit mijn oren. En het duurde heel lang voordat ik uitgestoomd was.”
“Jullie moeten eens stoppen met ouwehoeren en de mouwen opstropen. Hebben jullie wel door hoeveel werk er ligt. Stop met het oeverloos geklets waardoor we niet verder komen. Stop met het zeggen dat het niet je taak is, want in de tijd dat we nu hebben zitten praten hadden we al een aantal van die vraagstukken kunnen oplossen.” De stoom kwam uit mijn oren. En het duurde heel lang voordat ik uitgestoomd was.
Het lag natuurlijk niet alleen aan ons team. Ik heb over het algemeen sterk het gevoel dat we elkaar in de greep houden door te ‘blijven praten’. Zo maskeer je dat je het niet weet, want experimenteren is eng en fouten maken wordt teveel afgestraft. Oefenen, leren en kwetsbaarheid tonen wordt steeds ingewikkelder.
Terwijl, als ik naar de praktijk kijk, ik prachtige bewegingen zie die werkplezier opleveren, werkdruk verminderen en zo verzuim beteugelen. Deze beweging zit steeds in de categorie lullen en poetsen. Zo zitten we, bij een GHZ-organisatie, in de afrondende fase van een traject (onderzoek en implementatie) naar duurzame inzetbaarheid door alle levensfasen heen. De organisatie wilde weten of er een specifiek beleid per levensfase nodig was en hoe dat er dan uitziet. De conclusie was dat de teamgesprekken en gesprekken met leidinggevende, HR en directie de meest waardevolle oplossingsrichtingen boden. Geen specifiek beleid, maar oprechte nieuwsgierigheid, dialoog én oplossingen implementeren. Ze waren verbaasd dat de meeste oplossingen klein en praktisch waren en heel dicht bij het team en de professionals lagen (zoals een aanpassing in het rooster, pauzes nemen, een tandemfiets aanschaffen). Voor grotere vraagstukken, zoals over kinderopvang, buigt nu de directie en HR zich. Actiepunten zijn genoteerd en worden volgens plan uitgevoerd.
Bij de uitvoering van je plan van aanpak is het wel belangrijk om oplossingen te zoeken waarvoor je de professional niet extra belast, maar ontlast. Anders verlicht je de werkdruk nog steeds niet. Pas eerst de organisatie aan (als je niet hoeft te administreren heb je er ook geen last van, veilig meubilair), pas daarna de werkinstructies aan waardoor het werk makkelijker of overzichtelijker wordt (voer bijvoorbeeld een check-in / check-out procedure in, peersupport) en pas als laatste ‘de mens’ aan met bijvoorbeeld een training of persoonlijke beschermingsmiddelen.
Illustratief voor hoe het vaak gaat, is het verhaal van een HR-professional die ik sprak. Ze had de hele dag Teams-afspraken. Ze maakte dit bespreekbaar met haar leidinggevende en die had als oplossing ‘Ga maar wandelen tijdens je overleg.’ Met andere woorden, pas je als individu maar aan. Terwijl het gesprek veel beter had kunnen gaan over wat op organisatieniveau kan worden aangepast. En vervolgens op werkinstructieniveau en dan pas wat je als individu moet doen. Deze professional gaf aan dat ze dit niet lang ging volhouden. Super jammer en niet nodig.
Kortom, lullen en poetsen van organisatieniveau via werkinstructies naar individueel niveau. Het blijft weerbarstig in de praktijk, maar ik ben weer voldoende uitgeraasd om hiermee aan de slag te gaan.
Deze column is geschreven door Anouk ten Arve, lead programma manager onderzoek PGGM&CO
