Gemeente Lingewaard gaat duidelijk met de tijd mee, mede dankzij de inspanningen van directeur Martijn van Kooij en strategisch HR-adviseur Thea van Rodijnen. Er is niet alleen aandacht voor de inwoners, maar ook voor de mensen die bij de gemeente werken. Van de traditionele gesprekscyclus wordt afscheid genomen. Medewerkers zijn nu zelf aan zet. In gesprek met Martijn en Thea over deze nieuwe manier van werken.
Martijn: “Toen ik hier vier jaar geleden begon, trof ik een organisatie aan waar de verhoudingen en het vertrouwen niet altijd in balans waren. Samen met gemeentesecretaris Igor van der Valk, zetten we een beweging in gang naar een organisatie waar medewerkers ruimte en vertrouwen voelen om hun vakmanschap te laten zien. En waar het gewoon heel leuk werken is.”
Een van de veranderingen is de aanpak van de gesprekscyclus binnen de gemeente. Deze wordt vervangen door ‘Mijn reflectie’, een methode die meer eigenaarschap bij de medewerker legt en ze stimuleert om na te denken over hun persoonlijke ontwikkeling en bijdrage aan de gemeente.
Martijn: “De behoefte aan vernieuwing kwam duidelijk naar voren uit de evaluatie onder medewerkers en management. Ten eerste werkte het instrument voor ons niet meer en ten tweede vinden wij eigenaarschap heel belangrijk. Die lag bij de oorspronkelijke gesprekscyclus vooral bij de leidinggevende. We kozen er heel bewust voor om niet te gaan sleutelen aan de gesprekscyclus, maar om het patroon te doorbreken en het echt anders te gaan doen. Daaruit ontstond ‘Mijn reflectie’.”
Thea: “Vanaf de zomer van 2023 zijn we dit met een projectgroep – die bestaat uit medewerkers, de ondernemingsraad en een werkgroep – gaan vormgegeven. Zij hebben meegedacht en geparticipeerd in deze vernieuwing en zijn nog steeds aangehaakt bij dit project. Waar we steeds vaker onze inwoners laten participeren bij beleidsonderwerpen, doen we dat in dit geval met medewerkers.”
De invoering van ‘Mijn reflectie’ begin 2024, was een antwoord op de noodzaak om het gesprek tussen medewerkers en leidinggevenden te vernieuwen. Het doel is om zelfreflectie en persoonlijke ontwikkeling te bevorderen.
Martijn: “We wilden weg van een systeem waarin de manager bepaalt en meer naar een situatie waarin de medewerker zelf het voortouw neemt. Dit vraagt om een andere houding van zowel de medewerkers als leidinggevenden. Ons uitgangspunt is nu: ‘Elke medewerker functioneert goed.’ Dan hoef je een medewerker niet meer te beoordelen en verleg je de focus naar vragen als: hoe vind je zelf dat het gaat, wat zou er beter kunnen en wat ga je het komende jaar doen?”
De nieuwe aanpak nodigt medewerkers uit om actief te reflecteren op hun werk, ontwikkeling en de bijdrage aan het grotere geheel van de gemeente. Want dat laatste vinden beiden erg belangrijk.
Thea: “Medewerkers zijn hier ook voor Lingewaard. Je hebt hier iets te doen en resultaten te behalen. En wat is dan jouw bijdrage aan dat resultaat?”
Martijn: “We merkten in het begin dat het vooral over ontwikkelen ging. Welke opleidingen wil ik doen? Of waar moet ik beter in worden? Toen hebben we gezegd dat het eraan moet bijdragen dat iedereen bewust is van wat zijn persoonlijke bijdrage is aan het grote geheel. Regelmatig reflecteren of spiegelen hoort daarbij. En dat laten we heel vrij. Want ons uitgangspunt is dat het goed is. Dat is de taal die we spreken.”
Thea: “Het is een proces van leren en aanpassen geworden. Voor iedereen in de organisatie. We hebben diverse trainingen en workshops ontwikkeld om medewerkers te ondersteunen in deze verandering. Ook geven we aan dat het slim is om als leidinggevende minimaal een keer per jaar met de medewerker in gesprek te gaan over wat iemand het komende jaar gaat doen. Om voor de medewerker zelf ook scherp te krijgen hoe goed het gaat en waar iemand zich nog in wil ontwikkelen. Meer een formeel moment. Want een leidinggevende heeft natuurlijk veel vaker dan één keer per jaar contact met de medewerker. Het idee is dat de medewerker zelf regelmatig door 360 graden feedback of reflecteren in een werkoverleg stilstaat bij de vraag: ‘Hoe doe ik het nu?’”
Martijn: “Een managementoverleg sluiten we bijvoorbeeld niet met een rondvraag, maar altijd met reflectie. We nemen dan een paar minuten de tijd om te bespreken wat we van het overleg vonden. Dat is vaak nog redelijk veilig. Daarna vragen we welke reflectie je aan een ander wilt geven. Dat kan gewoon compliment zijn, maar ook dat iemand opvallend stil was bijvoorbeeld. Het hoort er ook bij om de vraag te stellen, zonder het op dat moment te willen oplossen. Want dat is denk ik een hele belangrijke. Reflectie en zeker feedback geven blijft nog steeds van de een aan de ander. Het is dan ook aan de ander om te bepalen wat te doen met de feedback.”
De veranderingen zijn over het algemeen positief ontvangen, hoewel er ook uitdagingen zijn. Sommige medewerkers vinden het lastig om meer eigenaarschap te nemen over hun functioneren en ontwikkeling.
Martijn: “De managers zijn enthousiast, ze zien de voordelen van deze nieuwe aanpak. De gesprekscyclus paste echt niet meer bij onze organisatie. Tegelijkertijd realiseren we ons dat niet iedereen zich direct comfortabel voelt met deze verandering. Het is nieuw en spannend. Sommige medewerkers vinden het fantastisch, anderen kijken liever de kat uit de boom. De leidinggevende was altijd heel bepalend, daardoor hebben we medewerkers soms afhankelijk gemaakt. Leidinggevenden vertelden vaak wat iemand moet doen, hoe goed het gaat en wat je moet verbeteren. Maar de regie ligt nu echt bij de medewerker. Met het overboord gooien van het oude systeem voor ‘Mijn reflectie’, moeten we begrip hebben voor medewerkers die het moeilijk vinden. Het vraagt van managers om faciliterend te zijn en om vragen te stellen, in plaats van opdrachten te geven.”
“We zien dat elk team zijn eigen tempo heeft. En ook de organisatie heeft een tempo. Wij geloven dat als je een aanpassing van je cultuur wilt doen en vraagt om meer eigenaarschap of bewustwording bij mensen, dan moet je respect hebben voor het tempo wat een organisatie uit zichzelf heeft. Dat kun en moet je niet willen veranderen.”
Voor Martijn en Thea is het succes van ‘mijn reflectie’ uiteindelijk af te meten aan de positieve impact op de dienstverlening aan inwoners en de ontwikkeling van de medewerkers.
Martijn: “Ons advies aan andere organisaties is om ruimte te durven geven aan het onbekende. We zijn al gestopt met het oude, terwijl het nieuwe nog niet perfect is. Accepteer dat je van tevoren niet weet hoe het er uiteindelijk uit gaat zien. En het nog niet weten, klinkt mooi, maar is in de praktijk best moeilijk. Mensen hebben allerlei vragen, waar we niet direct een antwoord op hebben. We zitten nog in de beginfase, maar bieden ruimte om het samen met medewerkers, ons belangrijkste kapitaal, vorm te geven.”
Thea: “Ga ook echt het gesprek aan, zowel binnen teams als met medewerkers en leidinggevenden. De invloed van mensen op dit proces zou heel groot moeten zijn. Het is maatwerk en vraagt om een open houding. Dat bieden we bij gemeente Lingewaard. Zo creëren we een organisatie waar het heel leuk werken is, waar je vertrouwen voelt en je vakmanschap wordt benut.”
Wil je meer weten over ‘Mijn reflectie’ bij gemeente Lingewaard? Beluister dan de podcast
