Instroom, doorstroom en uitstroom. Strategische personeelsplanning (SPP) is dé manier om ervoor te zorgen dat je altijd de juiste mensen op de juiste plek hebt, nu en in de toekomst. Het is een actueel en belangrijk thema voor organisaties. Door de complexiteit en omvangrijkheid is het lastig om daadwerkelijk aan de slag te gaan en SPP structureel te verankeren binnen de organisatie. Succesvol SPP vraagt om een strategische aanpak, draagvlak én commitment. Dat begint bij het creëren van inzicht en het maken van bewuste keuzes. Maar hoe pak je daar als HR-professional nu de juiste rol in en waar start je?
Met behulp van strategische personeelsplanning bied je toekomstige veranderingen en ontwikkelingen het hoofd door voortdurend te streven naar de juiste verhouding tussen vraag en aanbod van werk. In de praktijk blijkt het echter vaak een uitdaging om daadwerkelijk te starten met SPP en om het duurzaam binnen de organisatie te integreren.
Voor HR betekent dit dat er regie moet worden genomen over zowel de inhoud als het proces van SPP, zonder de verantwoordelijkheden van lijnmanagers over te nemen. Het draait hierbij om het creëren van draagvlak en eigenaarschap binnen de organisatie, zodat SPP geen eenmalig project is, maar een continu verbeterproces dat door de organisatie zelf wordt gedragen. Maar hoe zorg je ervoor dat HR de juiste rol pakt, zonder de verantwoordelijkheden van lijnmanagers over te nemen? Wat zijn de juiste stappen, en hoe zorg je ervoor dat SPP gezien wordt als een positief verandertraject in plaats van een administratieve last?
Als HR-professional wil je impact maken door te adviseren over de juiste acties op het juiste moment. Daarbij is het van belang dat je je bewust bent van ‘de geschreven en ongeschreven regels’ en de potentiële valkuilen waar je als HR-professional in kunt (of misschien wel geneigd bent om in te) lopen. Juist door te werken aan het creëren van draagvlak en eigenaarschap zorg je ervoor dat SPP niet alleen een plan blijft, maar echt gaat leven binnen de organisatie en door iedereen als een waardevolle toevoeging wordt ervaren.
SPP is een cyclisch en repeterend proces. In dit artikel sta ik vooral stil bij de voorbereidingsfase en de randvoorwaarden die er zijn om met SPP van start te gaan. Een gedegen voorbereiding is belangrijk om voldoende urgentiebesef, steun en betrokkenheid te krijgen vanuit de belangrijkste stakeholders. Bovendien moet voor alle direct betrokkenen duidelijk zijn welke rol, zowel tijdens als na de implementatie van SPP, van hen wordt verwacht. Het is hierbij cruciaal om vanaf het begin alle relevante stakeholders binnen de organisatie eigenaarschap te laten voelen. Door hen vanaf het begin actief te betrekken en verantwoordelijkheid te geven, creëer je niet alleen draagvlak, maar ook betrokkenheid over het gehele SPP-proces. Het doel van de voorbereidingsfase is om een concreet en een door iedereen gedragen plan van aanpak om SPP te implementeren.
Aan de hand van een stakeholdersanalyse kun je inzicht krijgen in het krachtenveld van de verschillende stakeholders. Hiermee krijg je een beeld hoe je invloed kunt uitoefenen door de belanghebbenden op de juiste manier te betrekken in het proces. Een model wat je hierbij kunt aanhouden is weergegeven in onderstaande figuur:
Vragen als ‘waarom wil je aan de slag met SPP?’, ‘wat moet SPP voor jouw organisatie opleveren?’, maar ook: ‘welke informatie en data heb ik nodig?’ worden in deze fase beantwoord. Doel hiervan is om voldoende draagvlak te creëren, een onmisbare randvoorwaarde tijdens de voorbereiding van een SPP-traject. In het verlengde hiervan is het belangrijk dat er eigenaarschap en commitment komt. Wij geloven dat HR samen met het management de leiding moet nemen in het SPP-traject.
Er moeten ook tijd en middelen beschikbaar zijn om op de plannen een goed vervolg te geven. Daarom is het belangrijk om dit op voorhand goed in kaart te brengen. Het opstellen van een reële en haalbare planning is een onmisbaar onderdeel van de voorbereidingsfase. Wanneer er draagvlak is en tijd en middelen beschikbaar zijn, ben je klaar om van start te gaan.
In de tweede fase worden de ambities van de organisatie en de verwachte in- en externe ontwikkelingen inzichtelijk gemaakt. Doelstelling binnen deze fase is te komen tot een concrete en vastgestelde organisatiestrategie en een daaraan gekoppelde HR-visie en strategie. De praktijk leert dat de uitwerking hiervan binnen organisaties nog erg verschilt. Het kan dan ook nooit kwaad om dit opnieuw scherp te krijgen en daarbij na te gaan hoe je de neuzen dezelfde kant op krijgt of houdt.
De complete cyclus ziet er als volgt uit:
Zodra je de juiste randvoorwaarden hebt gecreëerd wordt het maatwerk. Constateer je nu dat je nog niet voldoet aan al deze voorwaarden (tijd, middelen en draagvlak), ga dan niet blind door met de vooraf gestelde plannen. Ook al zijn er nog zo’n goede intenties. Sta sterk in je overtuigingen rondom SPP als HRM’er, maar waak ervoor dat SPP ‘het feestje van HR’ wordt.
Reijn gelooft dat organisaties het meest succesvol zijn wanneer ze zelf de regie houden over hun strategische personeelsplanning. Daarom ondersteunen we HR-professionals en het management met de juiste kennis, tools en coaching, zodat zij het SPP-proces zelfstandig kunnen inrichten, uitvoeren en verbeteren. Onze begeleiding is erop gericht om organisaties in hun kracht te zetten en ervoor te zorgen dat ze vol vertrouwen eigenaarschap nemen over het volledige traject.
Dit artikel is geschreven door Vince Palmer, HRM-professional bij Reijn
