Communiceren doen we altijd en overal, en zeker in het HRM-vak is goede communicatie onmisbaar. Maar ook in ons dagelijks leven komt communicatie op zoveel manieren terug, dat veel mensen daar niet eens bij stilstaan. Zelfs als u niets zegt of doet, communiceert u. Of u dat nu bewust doet, of niet. Uw communicatie zal een stuk prettiger en effectiever verlopen, als u deze 8 valkuilen uit de weg gaat.
1. Bewust of onbewust
Een eerste valkuil om bij stil te staan, zijn onbedoelde signalen die afgegeven worden wanneer u uw mond houdt, niet bereikbaar bent, of uw e-mail niet beantwoordt. Maar ook als u iemand constant onderbreekt, niet aankijkt, of alvast een antwoord bedenkt terwijl iemand wat vertelt, communiceert u niet bewust.
2. Referentiekaders
Iedereen denkt vanuit zijn eigen regels, normen en waarden. De samenhang van alle factoren van u en uw omgeving bepalen – vaak onbewust – hoe u iets beoordeelt. Wanneer we proberen ons bewust te zijn van mogelijke verschillen in referentiekaders, kan de communicatie daar alleen maar beter van worden.
3. Doelgroepen
Om zeker te weten dat de boodschap goed overkomt, is het raadzaam om de communicatie af te stemmen op de doelgroep die u wilt bereiken. Wie wilt u waarvan op de hoogte brengen? Wat willen of moeten ze weten? Welke ‘taal’ spreken ze, letterlijk of figuurlijk? Waar zitten ze en welke (communicatie)middelen gebruikt uw doelgroep?
4. Verwachtingenmanagement
Verwachtingen, aannames of expliciete afspraken? U kunt het effect van uw communicatie optimaliseren door verwachtingen concreet uit te spreken. Zo voorkomt u het bekende: ‘Ja maar, ik dacht dat jij…’, of ‘Maar we doen het toch altijd zo…?’.
5. Cognitieve dissonantie
Cognitieve dissonantie is een term voor spanning die ontstaat wanneer u in aanraking komt met feiten, opvattingen of gedragingen die strijdig zijn met uw eigen overtuiging of mening. We voelen een sterke drang om die strijdigheden te verkleinen of te rationaliseren (en zo onszelf voor de gek te houden). Ben hier dus alert op, blijf eerlijk en reëel.
6. Strijdige lichaamstaal
‘Ja’ zeggen met de stem, maar ‘nee’ zeggen met uw houding. En als u in een overleg zit, herkent u de onwil van een collega ook. De zucht, het rollen met de ogen. De klank van ‘Ja hoor, dat doe ik wel weer.’ Communicatie verloopt een stuk prettiger als u deze strijdigheid vermijdt, door uit te stralen wat u zegt of juist eerlijk te communiceren wat u ervan vindt.
7. Ongeloofwaardigheid
Wat u ook communiceert, hoe positief u het ook insteekt: Het moet wel geloofwaardig zijn. Op Marktplaats.nl staat: ‘Als een aanbieding te mooi is om waar te zijn, dan is dat meestal ook zo.’ En dat is heel geloofwaardig.
8. Information overload
Alles, maar dan ook echt alles communiceren, heeft ook een keerzijde: information overload. Spammen heeft hetzelfde effect als niet communiceren. Uw collega’s lezen de mailtjes niet meer, ‘er staat toch niets belangrijks in’. Maar dat ene mailtje was nu net wel heel erg belangrijk. ‘Sorry, niet gezien.’
Bron: P&O Actueel
