Zorg- en welzijnsprofessionals zo weinig mogelijk lastig vallen met bureaucratische rompslomp, maar ze ruimte gunnen om te doen waar ze goed in zijn: zorgen voor mensen. De Lumens Groep zet voor de medewerkers onder meer e-HRM in om de papier- en verantwoordingsstroom zo klein mogelijk te houden. Niet ‘personeelszaken’, maar ‘Mensen van Betekenis’ heet de HR-afdeling bij Lumens Groep. Want, stelt Roland van der Heijden die aan het hoofd van deze unit staat: ‘in de dienstverlening aan onze cliënten maken onze medewerkers en vrijwilligers het verschil. Niet wij hier op het hoofdkantoor. Logisch dat we dat ook doorvertalen naar onze HR-activiteiten.’
Zelfstandigheid
Eén van de kernwaarden van de organisatie is volgens Van der Heijden ‘zelfstandigheid bevorderen’. ‘Het is onze overtuiging dat mensen het best af zijn als ze grip hebben op hun eigen leven,’ zegt hij. Dat mondt er onder meer in uit dat klanten online hun eigen dossier beheren en behalve ‘live’ ook via mail of chat contact hebben met hulpverleners. ‘Daar vloeit als vanzelf uit voort dat wij onze medewerkers en vrijwilligers minstens zoveel zelfstandigheid willen bieden. Dit in combinatie met maximale transparantie. Los van die kernwaarden zijn wij niet meer en niet minder dan een werkgever die z’n zaakjes netjes voor z’n werknemers wil regelen.’
Het gebruik van e-HRM is daar volgens hem een exponent van. En uitermate praktisch, omdat het gros van de medewerkers niet op het centrale kantoor in Eindhoven werkt, maar op straat, in buurtcentra en in bij klanten thuis; daar dus waar de hulp wordt geboden.
Geen enveloppen meer
De medewerkers van de Lumens Groep doen zoveel mogelijk zelf, in gedigitaliseerde processen. Wat het HRM-deel betreft zegt Van der Heijden: ‘Bijna alle formulieren zijn gedigitaliseerd. De salarisadministratie wordt door Driessen afgehandeld. Mensen krijgen een mailtje als de loonstrook klaar staat. Registratie van uren, verlof en verzuim: alles is aan de achterkant via AFAS aan elkaar gekoppeld. Er hoeven geen enveloppen meer heen en weer met formulieren, verzoeken en verslagen. En iedereen kan vanaf zijn werkplek of thuis op elk moment zijn eigen personeelsdossier inzien.’
Publiek geld
Het verregaande gebruik van e-HRM is draagt volgens de HR-manager bij aan efficiëntie en kostenbeheersing. Ondanks honderden medewerkers en een flinke regeldruk van ‘buitenaf’ is de HR-afdeling bij Lumens klein. ’Een manager, een medewerker die zich bezig houdt met zaken als secundaire arbeidsvoorwaarden, outplacement, contracten. En daarnaast nog een groepje peoplemanagers, die zich bezighouden met het totale welzijn van mensen, op het gebied van gezondheid,verzuim en inzetbaarheid. Die kunnen er, vanwege de eenvoud van het systeem prima nog wat administratieve taken bij doen, omdat de ICT rondom HR goed is georganiseerd. Dat scheelt veel geld. Moet ook, want al hebben wij geen winstoogmerk, we zijn ons er altijd van bewust dat we met publiek geld werken.’
