Voor ambtenaren die last hebben van drukke, open kantoorruimtes zou een stil dagdeel een uitkomst kunnen zijn. Daarnaast kan een fysieke aanpassing van de bij overheden zo populaire kantoortuin voor rust zorgen. Ook betere afspraken kunnen zorgen voor minder afleiding bij het werken in een kantoortuin.
Een stil dagdeel met een minimum aan gesprekken met collega’s en geen mails, telefoontjes en whatsappjes zorgt voor effectiever werk. België experimenteert daar al mee. Voor velen blijkt een dag zonder gesprekken, telefoontjes en mailtjes een verademing. Medewerkers kunnen zich op zo’n dagdeel veel beter concentreren en ze kunnen sneller hun werk afronden.
Er zitten veel voordelen aan flexibele werkomgevingen, zoals open kantoortuinen, maar ze hebben ook duidelijke nadelen. Hoogleraar Peter Vink van de faculteit Industrieel Ontwerpen van de TU Delft onderstreept dat. Bepaalde taken zijn volgens hem uitstekend geschikt voor een kantoortuin. “Sommige mensen vinden het prettig om op de hoogte te zijn van wat er gebeurt in een organisatie, in een grote open ruimte kan dat. E-mail bijwerken en declaraties indienen lukt ook nog wel. Maar wanneer er complex werk gedaan moet worden waar concentratie voor nodig is, heb je een andere omgeving nodig.”
De hoogleraar denkt dat er een hoop mogelijk is met het maken van onderlinge afspraken, bijvoorbeeld over ruimtes waar niet gesproken wordt. Organisaties zouden volgens hem echter ook voor betere faciliteiten in de gemiddelde kantoortuin kunnen zorgen. “Zoals bijvoorbeeld afgesloten eenpersoonskamers om als concentratieplek te gebruiken.”
Uit veel studies blijkt dat een kantoortuin ongeschikt is voor ingewikkelde taken. Babisch (2005) en Hongisto (2005) melden bijvoorbeeld een afname in productiviteit bij geluid in een open kantoorruimte. Het gaat meestal om studies waar werknemers zelf de klachten meldden. Of het echt zo werkt, is door Smith-Jackson (2016) onderzocht. Zij liet zeventien proefpersonen een online-zoektaak uitvoeren en een taak waarbij ze een tekst moesten redigeren. De proefpersonen voerden de werkzaamheden eerst rustig en zonder geluid uit, vervolgens deden ze het werk naast mensen die steeds spraken en tenslotte bij mensen die slechts af en toe praatten. Het laatste bleek opmerkelijk genoeg niet te storen. De prestatie was gemiddeld zelfs beter bij af en toe spreken.
Vink stipt een interessant aspect van dit onderzoek aan. “Wanneer je de groep proefpersonen splitste in mensen die snel afgeleid worden en mensen die niet snel afgeleid worden dan zag je duidelijke verschillen. Bij de opdracht om iets op internet te zoeken waren de prestaties van mensen die zich minder konden focussen significant beter in de stille conditie dan in beide lawaaiige omgevingen.”
Volgens Vink is de meest voor de hand liggende oplossing keuzevrijheid voor werknemers, de kern van flexibel werken. Daarbij zouden werkgevers meer verschillende type werkplekken moeten aanbieden. “Ambtenaren kunnen dan zelf de plek kiezen die het beste bij hun activiteit van dat moment past. Het kantoor is er uiteindelijk alleen maar om mensen te helpen hun werk goed uit te kunnen voeren. Zorg dat de er voldoende goede en verschillende type werkplekken zijn, zodat medewerkers goede prestaties kunnen leveren.”
Bronnen: Binnenlands Bestuur, Office Magazine
