Bij slecht functioneren van een werknemer heb je een goed personeelsdossier nodig om dit te kunnen bewijzen. Jurist civiel recht Annelieke Fenstra van LegalMatters.com heeft hiervoor een checklist gemaakt.
Volgens Fenstra kijkt de rechter na de invoering van het nieuwe ontslagrecht op 1 juli 2015 (Wet werk en zekerheid) nog kritischer naar het personeelsdossier. Onder dat nieuwe recht kan de rechter namelijk alleen kiezen uit de volgende twee opties:
In het tweede geval stopt het dienstverband dus niet. Onder het oude ontslagrecht kon de rechter ook dan het dienstverband ontbinden. Hij had dan de mogelijkheid om hieraan een hogere vergoeding te verbinden. Het is nu dus nog belangrijker voor werkgevers om disfunctioneren van een werknemer te bewijzen.
Een goed opgebouwd personeelsdossier is dus meer dan noodzakelijk. Hoe maak je als werkgever zo’n dossier en welke plichten heb je daarbij? Hieronder volgt een checklist met dertien punten.
1. Begin personeelsdossier
Start met het opbouwen van een personeelsdossier bij de aanvang van het dienstverband.
2. Getekende arbeidsovereenkomst
Neem een getekende arbeidsovereenkomst op in het dossier.
3. Functieomschrijving
Verstrek de werknemer een duidelijke functieomschrijving om latere discussies te voorkomen. Bewaar een getekende versie in het personeelsdossier.
4. Gespreksverslagen
Geef tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken duidelijk aan wat er niet goed gaat. Onderbouw dit met concrete voorbeelden en verbeterpunten. Doe de getekende verslagen bij het dossier.
5. Correspondentie
Sla alle relevante correspondentie met de werknemer op in het personeelsdossier. Het kan bijvoorbeeld gaan om waarschuwingen en afspraken over een opleiding.
6. Tijdig informeren werknemer
Informeer de werknemer op tijd dat hij niet naar wens functioneert. Doe dit schriftelijk.
7. Verbetertraject en verslagen
Je moet de werknemer voldoende de mogelijkheid geven om zijn functioneren te verbeteren. Het is jouw verantwoordelijkheid als werkgever om de werknemer hierbij te begeleiden en bijvoorbeeld scholing, begeleiding en coaching aan te bieden. Voer daarnaast regelmatig een gesprek met de werknemer waarin je zijn ontwikkeling bespreekt. Zorg dat er niet te veel tijd zit tussen de verschillende acties. Maak verslagen van alle gesprekken en laat deze door de werknemer ondertekenen. Voeg de verslagen toe aan het personeelsdossier.
8. Voldoende scholing
Besteed tijdens het dienstverband voldoende zorg aan scholing. Het slecht functioneren mag niet zijn veroorzaakt door een gebrek aan scholing. Houd alle scholing bij in het personeelsdossier.
9. Geen ziekte of gebrek
Let er verder op dat de reden van het slecht functioneren geen ziekte is of een lichamelijk of geestelijk gebrek.
10. Arbobeleid
Voer een goed arbobeleid. Het disfunctioneren van een werknemer mag geen gevolg zijn van slechte arbeidsomstandigheden.
11. Voldoende tijd opbouw personeelsdossier
Een goed personeelsdossier bouw je niet op in twee maanden. Ga uit van een periode van zeker zes maanden tot een jaar. Informeer de werknemer tijdig bij slecht functioneren en begin op tijd met een verbetertraject.
12. Overzichtelijk dossier
Houd het personeelsdossier overzichtelijk bij zonder zeer plotselinge veranderingen. Het is bijvoorbeeld niet geloofwaardig dat een werknemer die altijd goed presteerde opeens niet meer voldoet aan de verwachtingen. Bevestig daarbij alle gesprekken over het functioneren van de werknemer schriftelijk aan hem of haar. Laat deze bevestigingen door de werknemer ondertekenen.
13. Goed werkgeverschap
Ga altijd uit van de eisen van het goed werkgeverschap. Het personeelsdossier mag geen ‘pestdossier’ worden. De werknemer moet een eerlijke kans krijgen en het dossier moet dit laten zien. Als je behandeling van de werknemer in strijd is met redelijkheid en billijkheid dan kan de rechter naast de transitievergoeding ook een billijke vergoeding aan de werknemer toekennen.
Bron: Management Team
