De coronacrisis brengt grote uitdagingen met zich mee, die vragen om nieuwe maatregelen door werkgevers en HR. Specialist in datagedreven HR, Irma Doze, vertelt hoe data kan helpen bij het kijken naar het onbekende en het nemen van onderbouwde beslissingen.
Doze vraagt zich bijvoorbeeld af of de organisatie in de anderhalve-meter-economie kan functioneren en of thuiswerken echt het nieuwe normaal wordt. Volgens haar maakt de coronacrisis ons meer dan ooit bewust van ons feilbare denken. Dat komt juist doordat we in alle onzekerheid niet kunnen terugvallen op ervaring en expertise. Daardoor leren we ook van de crisis. Doze stelt dat het nemen van datagedreven beslissingen een boost zal krijgen en werkgevers en werknemers dichter bij elkaar kan brengen.
“Over de hele wereld worden big data, machine-learning en andere digitale tools ingezet om de COVID-19 verspreiding te voorspellen en uitbraken op te sporen”, onderstreept Doze. Ze noemt als voorbeeld de Nederlandse overheid, die onder meer door het outbreak management team (OMT) wordt voorzien van schattingen over de impact van het coronavirus op de gezondheidszorg, de samenleving en de economie. Ook krijgt de overheid advies van bedrijven en experts, zoals economen. “En er is veel informatie over wat er leeft bij de burger, via peilingen zoals recent Peil.nl. Alleen met al die gegevens kan het kabinet een datagedreven aanpak uitstippelen om de coronacrisis in Nederland in te dammen en te overwinnen.”
Volgens Doze kan je ten eerste met data de inzetbaarheid van je medewerkers voorspellen. Voor veel organisaties start deze analyse met het omzetten van hun maandelijkse verzuim-dashboard naar een wekelijks of zelfs dagelijks verzuim-dashboard. Daarmee kunnen ze het verzuim van medewerkers zoveel mogelijk real-time monitoren.
Daarnaast vindt Doze het juist nu belangrijk om vooruit te kijken. “Als je bijvoorbeeld wilt achterhalen of je volgende week of over twee weken genoeg mensen aan het werk hebt, dan heb je weinig aan de ‘standaard’ verzuimindicatoren, zoals meldingsfrequentie en verzuimpercentage. Je wilt weten hoeveel mensen naar verwachting hoe lang afwezig zullen zijn.” Voor die basis-voorspelling heb je volgens haar twee ingrediënten nodig: hoeveel mensen gaan er (nieuw) uitvallen en voor hoe lang vallen ze uit?
Twee zaken vallen Doze bij veel organisaties op bij het beantwoorden van deze vragen. Allereerst bekijken ze vooral uitval door ziekte, terwijl dat lang niet altijd het belangrijkste blijkt om te volgen. Naast verzuim kan er nu mogelijk ook veel sprake zijn van ‘bijzonder verlof’, zoals zorgverlof en calamiteitenverlof. “Het een en ander is afhankelijk van de afspraken over wanneer de medewerker zich ziek meldt.”
Als voorbeeld noemt Doze een medewerker met een gezinslid met klachten die voldoen aan de criteria van het RIVM. Daardoor moet de medewerker thuis blijven. Hij kan zijn werk echter niet thuis doen. Een organisatie moet dan duidelijke afspraken maken over wat je dan registreert. “De kwaliteit van de data valt of staat bij een goede definitie en duidelijke afspraken over het registreren van verlof en verzuim.”
Verder biedt de coronacrisis een goed aangrijpingspunt om te kijken hoe ver een organisatie is met datagedreven werken. Doze denkt dat bij veel organisaties zal blijken dat ze daar nog niet klaar voor zijn. “Ze beschikken over prachtige dashboards, maar werken daar nog niet soepel mee. Even de data omzetten van maandcijfers naar dag- of weekcijfers blijkt voor veel organisaties een grote uitdaging. Andere kengetallen gebruiken en een analyse toevoegen, lukt ook niet zomaar. De coronacrisis is dus een goede toets om te checken of je echt klaar bent om datagedreven te werken.”
Werkplanners kunnen ook veel voordeel hebben van afwezigheidsvoorspellingen. Deze kunnen hen helpen om voldoende (over)capaciteit te creëren. “Velen van hen draaien in deze tijd overuren. Denk aan planners die het rooster voor de komende week of weken moeten maken, waarbij sterk moet worden opgeschaald of juist afgeschaald”, legt Doze uit.
Ze verwijst ook naar strategische personeelsplanners die te maken krijgen met het acute inkomstenverlies van de organisatie. Dit kan oplopen van 20% of 40% tot soms zelfs 90% of 100%. Daarnaast moeten ze ook stilstaan bij een vraagstuk zoals hoe de organisatie er over zes maanden gaat uitzien. Ook speelt bijvoorbeeld de vraag waar nieuwe competenties nodig zijn nu de wereld in één klap op digitale processen overgaat. “Hoeveel mensen hebben we sowieso na de crisis nog nodig? Welke taken zijn daarbij cruciaal? Denk ook aan vragen over structuur en cultuur: gaan we anders met elkaar samen werken? Wat heeft deze eenzijdig ‘opgelegde’ pilot van thuiswerken ons geleerd?”, vraagt Doze zich in dit verband af.
Scenarioplanning helpt volgens haar nu meer dan ooit om het inzicht te verwerven dat nodig is voor tactische en strategische keuzes in een complex speelveld vol dynamiek en onzekerheid. “Want één ding is duidelijk: deze coronacrisis gaat een heuse trendbreuk geven in de data. Data uit het verleden zijn daarmee, in één klap, zeker geen garantie meer voor de toekomst.”
De komende jaren meer thuiswerken, is volgens Doze zeker een scenario. “Daardoor heb je wellicht minder kantoorruimte nodig. Maar om goed thuis te kunnen werken, hebben je werknemers meer nodig dan alleen vierkante meters.” Comfort is dan ook erg belangrijk. “Je wilt dat je werknemers hun werkomgeving als fijn en inspirerend ervaren, want dat bevordert hun prestaties. En je wilt niet dat ze eerder uitvallen, omdat ze last hebben van tocht, een verblindende zon, slechte stoelen of te weinig beweging. Daar zul je dus ook rekening mee moeten houden en onderzoek naar moeten doen.”
Doze vindt het nu belangrijker dan ooit om ‘een vinger aan de pols te houden’. Volgens haar is één keer per twee jaar onderzoek doen onder werknemers onvoldoende om hun welzijn te kunnen volgen in deze tijd. “Zelfs met een ‘Pulse-meting’ per kwartaal red je het niet. Ontwikkelingen volgen elkaar nu razendsnel op, waardoor het werk en de werkomstandigheden continu in verandering zijn en het sentiment onder medewerkers binnen no-time kan omslaan.”
De dataspecialist denkt dat het daarom belangrijk is om je echt te verbinden met je medewerkers. “Diverse organisaties monitoren het welzijn van hun medewerkers nu dan ook wekelijks of zelfs dagelijks.” Volgens Doze kan een organisatie medewerkers de juiste middelen bieden voor optimalisatie van hun werkplezier en prestaties door actief naar hen te luisteren en feedback op te halen. “Regelmatig een kleine verbetering kan een groot effect hebben.”
Tot slot concludeert Doze dat de coronacrisis HR meer dan ooit in verbinding kan brengen met werknemers, waarbij HR nog actiever naar hen gaat luisteren. “En wellicht brengt dat ons naar een organisatiecultuur waarin medewerkers en leidinggevenden het belangrijk vinden om de tijd te nemen om de ander echt te willen begrijpen.”
Bron: CHRO
