Elke Geraerts, doctor in de psychologie, oprichter van Better Minds at Work, auteur, maar ook moeder van twee jonge kinderen. Als ik haar vraag hoe zij zelf in balans blijft, antwoordt ze: door ergens 100% te zijn. Dat klinkt makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe zorg je voor focus, zowel thuis als op het werk? En wat kun je als werkgever hierin betekenen?
Elke: “Absoluut niet. Ik denk dat we af moeten van het blijven zoeken naar de optimale werk-privébalans, want het impliceert dat het een weegschaal is die alleen goed is als die op 50/50 staat. Terwijl het niet altijd zo werkt dat wanneer je werk omhoog gaat je privé direct omlaag gaat en vice versa. Het is eigenlijk iets heel raars dat we ooit zijn gaan denken dat we als een soort weegschaal de balans tussen werk en privé kunnen vinden. Ik zie in de praktijk dat 60-70% van de medewerkers klaagt over die werk-privébalans. Dat dat heel veel energie kost. Terwijl ik denk dat we de switch moeten maken naar hoe we ze beter met elkaar kunnen integreren. Want het is een feit dat werk doorloopt naar privé en privé naar werk. Vaak wordt gezegd dat men thuis teveel met werk bezig is. Maar daarentegen zijn we op het werk ook wel eens online voor privézaken of hebben we contact met school omdat ons kind ziek is. Het werkt beide kanten op, maar als medewerker zie je vooral het beïnvloedt mijn werk en privé en ik vind de balans niet. Maar vanuit werkgeversperspectief geldt ook dat medewerkers soms veel meer bezig zijn met privé op het werk. En dat is oké, maar we moeten dan eerder gaan kijken naar hoe kan ik die twee integreren op een manier dat het mij geen energie kost om over die balans gefrustreerd te zijn.”
“We werken te inefficiënt, waardoor we te lang werken. Focus is van groot belang. Het lukt ons nog maar zelden om op de werkvloer met 100% focus bezig te zijn met datgene wat echt belangrijk is. Studies tonen aan dat we tot 40% aan productiviteit verliezen, doordat we continu multi-tasken tussen allerlei taken. En dat blijven we doen, omdat we tot op heden geen manier hebben gevonden om beter met afleiding via mail, telefoon, etc. om te gaan. Wanneer we worden afgeleid duurt het 25 minuten voordat we weer 100% gefocust zijn. En de kans is groot dat je in die 25 minuten opnieuw gestoord bent. Dus 100% focus behalen op het werk lukt bijna nooit. Maar heb je die deadline en zit je in de flow, waardoor je veel werk verzet waar je normaal dagen voor nodig hebt, dan ben je niet bezig met het bekijken van WhatsApp, maar ben je met één taak bezig, de diepte in, surfen op die golf en gaan.”
“Door een cultuur te creëren op de werkvloer waar focus cool is. Waar het stoer is om je te focussen en waar de indicatie van succes niet ‘druk’ is. Vaak gaan mensen je overtuigen als je vraagt: ‘Hoe gaat het met je?’ Acht van de tien mensen antwoordt nu druk, in plaats van goed. Dat is vooral omdat druk een soort statussymbool is geworden. Ik denk dat we ernaar toe moeten om focus als statussymbool te hebben. Dat je je echt op je prioriteiten focust, en ja dan kun je kortere werkdagen of -weken hebben, want doordat je 30-40% productiever wordt heb je je werk sneller gedaan.”
“In de eerste plaats goed aanvoelen dat je meer stress ervaart. Bijvoorbeeld doordat je merkt dat je te abrupt reageert. Kruip even in de helikopter en stel jezelf vragen als: “Hoe gedraag ik mij nu? Hoe voel ik mij? Hoe denk ik? Wat zijn mijn gedachten? Bewust, maar ook onderliggend. Vaak hebben we het zo druk dat we daar niet meer bij stilstaan. Bouw een sensor waardoor je weet wanneer je over je ‘grens’ gaat. Dat kunnen ook kleine dingen zijn. Ik merk het bij mezelf als ik in de supermarkt niet verder kom dan de afdeling met de kant-enklaar maaltijden. Makkelijk, inladen en wegwezen. Dat betekent in mijn geval dat ik cognitief niet de capaciteit heb om op dat moment allerlei ingrediënten bij elkaar te verzamelen, laat staan ze te koken. Soms is dat oké, maar als ik dat een hele week doe, dan is dat een signaal van even temporiseren en weer met volle aandacht dat gaan doen. De tijd ervoor pakken en er energie uit krijgen. Dus ontdek voor jezelf een aantal signalen die een teken geven dat je het anders moet aanpakken.”
“Creëer een cultuur waarin focus cool is, zodat ‘druk’ niet meer een indicatie is van succes”
“Ik zie steeds meer HRM’ers een cultuur creëren op het werk waar focus heel belangrijk is. Waardoor medewerkers productiever kunnen worden, meer energie halen uit hun werk, efficiënter werken en daardoor ’s avonds niet meer de laptop open slaan. Maar denk ook aan afspraken rondom e-mail etiquette. Is het nodig om ’s avonds nog bereikbaar te zijn of mag je soms ook een moment van focus inlassen? Duidelijk communiceren over verwachtingen is iets wat HRM echt kan doen om het verschil te maken. Stimuleer leidinggevenden om een rolmodel te zijn. Werk je als leidinggevende graag wat mail op zondagavond weg, dan kan dat prima, maar programmeer ze voor verzending op maandagochtend. Jaag medewerkers geen stress aan op zondag in hun mailbox. Ook al verwacht je geen reactie als leidinggevende, medewerkers denken toch te moeten reageren, want dat doen collega’s ook of ze willen die promotie halen, etc. Probeer de stress op die manier niet aan te jagen, zodat de balans zo min mogelijk verstoord wordt.”
“Als dat mensen zijn die daardoor energie krijgen uit het werk, moeten ze dat vooral blijven doen. Maar ik denk ook dat we meer naar een mentaliteit toe moeten waarin we meer flexibiliteit krijgen om je tijden zelf in te vullen. Stel, je bent een avondmens en je hebt zodra de kinderen in bed liggen nog twee uur een piekmoment, dan zou het goed moeten zijn om rond 15.30 uur naar huis te gaan, de kinderen uit school te halen en weer van 20.00 uur tot 22.00 uur te werken. Hetzelfde met de combi thuiswerken en op kantoor zijn. ’s Ochtends gaan we met zijn allen in de file staan, terwijl op dat moment ons brein nog fris is en het best presteert. Denk daarom als organisatie of HRM eens verder na over flexibiliteit, over hoe je ervoor kan zorgen dat de werkvloer bezet is, maar er wel flexibiliteit is waardoor een deel van de mensen na de file kan vertrekken en ’s ochtends thuis werkt. Daar gaan we veel meer creatieve oplossingen voor bedenken de komende jaren.”
Het idee dat je na je uren niet meer met je werk wordt geconfronteerd, is niet meer van deze tijd. Verspil geen energie om ze strikt van elkaar te scheiden. En investeer die energie om gelukkiger te worden op de werkvloer en bij je thuis.
Een dringende taak die af moet tijdens het weekend? Maak dat duidelijk aan je gezin, zodat je die taak in alle rust kan afwerken in plaats van om de vijf minuten gestoord te worden. Zo hoef je je niet schuldig te voelen én kan je daarna stressvrij genieten van quality time.
When you are hunting elephants, don’t get distracted chasing rabbits. Focus op wat ertoe doet. Reserveer elke werkdag twee uur waarop je ongestoord doorwerkt. Maak dat kenbaar aan je collega’s. Door je deur te sluiten bijvoorbeeld of je koptelefoon op te zetten. Of nog beter: zet prominent een beeldje van een olifant op je bureau…
Dit artikel is verschenen in het magazine van Driessen Groep, thema Balans, uitgave maart 2019.
