De digitalisering neemt toe, maar vanuit HR worden er nog regelmatig brieven op papier verstuurd, zoals de arbeidsovereenkomst. Dit kan veel efficiënter. Door de arbeidsovereenkomst digitaal te ondertekenen, wordt het in dienst nemen van nieuwe medewerkers een stuk makkelijker, sneller en veiliger. In dit artikel ontdek je de voordelen van het digitaal ondertekenen van een arbeidsovereenkomst, een stap richting modernere en vlottere HR-processen.
Het proces van digitaal ondertekenen begint met het uploaden van het document dat ondertekend moet worden. De nieuwe medewerker ontvangt dan een e-mail met een link naar het document dat ondertekend moet worden. Het systeem slaat vervolgens de digitale handtekening op en genereert een kopie van het ondertekende document, dat wordt opgeslagen in het HR-systeem. Het volledige proces van digitaal ondertekenen kan in slechts enkele minuten worden afgerond
Digitaal ondertekenen van een arbeidsovereenkomst begint met het gebruik van een digitaal systeem om het ondertekenen mogelijk te maken. Dit systeem kan eenvoudig worden geïntegreerd in de bestaande HR-systemen en -processen.
Een digitale handtekening is rechtsgeldig. Je kunt in Nederland een overeenkomst rechtsgeldig sluiten op een heleboel manieren, zolang sprake is van aanvaarding van de overeenkomst. Het moet dus duidelijk zijn dat iedereen met de overeenkomst akkoord is. Dat kan mondeling, maar een akkoord met een elektronische handtekening is ook een geldige aanvaarding. Een arbeidsovereenkomst waarop iemand met zijn muis zijn handtekening zet, komt dus rechtsgeldig tot stand.
Rondom de bewijslast zijn er een aantal aandachtspunten. Hoe belangrijker het contract, hoe zekerder je moet weten dat de handtekening inderdaad van de juiste persoon afkomstig is. Bij arbeidsovereenkomsten is het daarom goed dat de ondertekenaar zich naast de handtekening met de muis ook nog met bijvoorbeeld een SMS-code moet authentiseren. De ontvanger krijgt dan per sms een unieke code die moet worden ingevuld, voordat het document kan worden ondertekend. In combinatie met de unieke link en de loggegevens wordt de authenticiteit van de ondertekenaar nog eens extra gewaarborgd. Een andere mogelijkheid is het via de bank identificeren van iemands identiteit.
Uiteindelijk kan het digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomst, naast dat het een sneller proces is dan het per post versturen en retourneren, een grotere bewijskracht hebben dan een fysieke handtekening. Het gehele proces is namelijk vastgelegd en toetsbaar. Op basis van het IP-adres, twee-factor-authenticatie middels sms en een tijdstempel, kun je tot op de seconde aantonen wat er wanneer gebeurt en door wie. Extra voordeel is dat je als HRM medewerker altijd inzicht hebt waar iemand in het proces zit, je krijgt vanzelf een melding als er actie nodig is.
De digitale handtekening is, mits zorgvuldig uitgevoerd, dus een rechtsgeldige krabbel. Vooral bij een grotere organisatie kan het veel schelen dit proces te digitaliseren. De handtekening zou als een logisch vervolg op digitalisering van andere processen (verlofaanvraag, loonstrook, dossier etc.) kunnen volgen. Indien je beschikt over de software van AFAS ziet de workflow voor het ondertekenen van de (arbeids)overeenkomst voor een nieuwe medewerker er bijvoorbeeld uit zoals op onderstaande afbeelding.
HR-medewerkers die op zoek zijn naar manieren om hun processen te stroomlijnen en te optimaliseren, kunnen dus profiteren van de voordelen van het digitaal ondertekenen van arbeidsovereenkomsten. Bedenk vooraf of deze ontwikkeling aansluit bij de mate van digitalisering in uw organisatie en onderzoek tijdig de mogelijkheden die een e-HRM systeem hierin kan beiden.
Bronnen: AFAS, Rijksoverheid
