Een sterk verzuimbeleid: de basis voor een gezonde organisatie

Ziekteverzuim is een belangrijke pijler om aan te pakken. Het liefst preventief, zodat het zo laag mogelijk blijft. Het verzuimpercentage stijgt als er fysieke en mentale gezondheidsproblemen zijn. Ook kan verzuim ontstaan naar aanleiding van conflicten op de werkvloer, een te hoge werkdruk of zorg voor naasten. Tijd om de oorzaak aan te pakken en er beleid op te maken.

Het belang van een sterk verzuimbeleid

Een verzuimbeleid bevat regels en procedures die een organisatie hanteert om verzuim te beheren. Het doel is tweeledig, namelijk medewerkers ondersteunen tijdens hun afwezigheid door ziekte of andere redenen en daarnaast het minimaliseren van ongeoorloofd verzuim om de productiviteit te behouden. In een effectief beleid dat in balans is, is rekening gehouden met de behoeften van de organisatie en medewerkers.

Of een verzuimbeleid effectief is hangt af van de volgende punten:

• Duidelijke richtlijnen en procedures: richtlijnen over hoe verzuim wordt geregistreerd, gemeld en behandeld. En procedures voor zowel kortdurend als langdurig verzuim en de stappen die medewerkers moeten volgen als ze ziek zijn.
• Ondersteunende maatregelen en voorzieningen: een effectief verzuimbeleid bevat niet alleen richtlijnen voor wanneer medewerkers afwezig zijn. Het bevat ook maatregelen die helpen om het welzijn van medewerkers te verbeteren. Denk aan flexibele werktijden, mogelijkheden tot thuiswerken en toegang tot gezondheidsprogramma’s.
• Preventieve aanpak: vroege interventie bij signalen van verhoogd verzuim en preventieve maatregelen kunnen helpen om verzuim te voorkomen voordat het een probleem wordt.
• Communicatie en feedback: medewerkers moeten op de hoogte zijn van het beleid, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten en welke ondersteuning de organisatie biedt. Verzamel feedback van medewerkers over het verzuimbeleid.
• Evaluatie en aanpassingen: de arbeidsmarkt en behoeften van medewerkers veranderen. Evalueer regelmatig om relevant en effectief te blijven. Pas het beleid aan op nieuwe inzichten op het gebied van arbeidswetgeving, gezondheid en welzijn.

Voortdurend proces

Door verzuimgegevens te analyseren, kunnen patronen en trends herkend worden die misschien aanpassingen in het beleid of de uitvoering vereisen. Op die manier werk je proactief en blijf je problemen voor. De inzichten en feedback van medewerkers en managers kan waardevolle informatie bieden hoe beleid wordt ervaren. Hiervoor kun je regelmatige vragenlijsten of een op één-op-één gesprekken houden.

Op basis van de evaluatie en verzamelde feedback moet het verzuimbeleid waar nodig worden aangepast. Variërend van kleine wijzigingen in procedures tot aanpassingen in de communicatiestrategie. Het doel is om een beleid te ontwikkelen dat flexibel is, en dat de gezondheid en het welzijn van medewerkers bevordert.

Lees ook het interview met Erwin Klappe, arbeids- en organisatiepsycholoog, over hoe hij verzuim- en uitstroomcijfers van het Amphia Ziekenhuis liet dalen.

Focus op preventie

Ondanks dat de verzuimcijfers het afgelopen jaar daalden, stijgt het langdurig verzuim verder. Dat maakt de noodzaak voor de ontwikkeling van een sterk verzuimbeleid als basis alleen maar groter. Zet in op preventie en probeer zo het verzuim in je organisatie te verlagen.

In een interview met arbodienstverlener Bloeij lees je over wat je preventief kunt doen als het gaat om verzuim en generaties.