Het functioneren van medewerkers wordt door elke organisatie op geheel eigen wijze in kaart gebracht. In de verwerking van deze gegevens speelt de afdeling HRM vaak een grote rol. Hoe kunt u uw voordeel hiermee halen? Door de komst van e-HRM is het tegenwoordig mogelijk om efficiënter te werk te gaan en processen te optimaliseren. Zo ook de gesprekkencyclus. Op die manier is er meer aandacht voor de mens door een efficiënt proces.
Meer doen met minder middelen
Als gevolg van bezuinigingen moet er in veel organisaties meer gedaan worden met minder middelen. De prestaties van de mensen binnen een organisatie worden daardoor steeds belangrijker. De gesprekkencyclus is bij uitstek het middel om de prestaties van de mensen binnen een organisatie te bespreken en verbeteren. Hoewel iedere organisatie de intentie heeft om medewerkers goed te begeleiden in hun functioneren, ziet de praktijk er vaak anders uit.
De gesprekkencyclus
Een goed ingerichte gesprekkencyclus hoort te bestaan uit een drietal gesprekken: het planningsgesprek, het functioneringsgesprek en het beoordelingsgesprek.
Planningsgesprek
Een planningsgesprek is een gesprek met tweerichtingsverkeer. De medewerker en leidinggevende kunnen beiden onderwerpen en afspraken inbrengen, gericht op werk, ontwikkeling en de toekomst. Aan het eind van het gesprek zijn er heldere afspraken over wat er aan het eind van de periode bereikt moet zijn.
Voortgangsgesprek
Het voortgangsgesprek is tevens tweerichtingsverkeer. In het voortgangsgesprek wordt er geëvalueerd op de gemaakte afspraken. Het gesprek is toekomstgericht en stelt verbetering van het functioneren en de samenwerking centraal. Voor geconstateerde problemen worden samen oplossingen bedacht en nieuwe afspraken gemaakt.
Beoordelingsgesprek
Het beoordelingsgesprek is eenrichtingsverkeer. De leidinggevende spreekt een oordeel uit over de prestaties van de medewerker. De medewerker neemt slechts kennis van het oordeel en mag op de uitspraak reageren. Naar aanleiding van een beoordelingsgesprek kunnen rechtspositionele consequenties volgen.
Arbeidsintensief
Hoewel de gesprekken plaatsvinden tussen de leidinggevende en de medewerker, blijkt de gesprekkencyclus een van de meest arbeidsintensieve processen voor de afdeling HRM. De HRM-afdeling zorgt immers voor de informatievoorziening, procesbegeleiding en administratie van de gesprekkencyclus. Zij levert informatie aan over procedures, persoonsgegevens en personeelsdossiers. Daarnaast signaleert HRM betrokkenen over de planning en status van de gesprekken, verwerkt de verslaglegging in de systemen en personeelsdossiers en voert controles uit op juistheid en volledigheid.
E-HRM laat het proces rondom de gesprekkencyclus efficiënter verlopen. Alle handelingen, van informatievoorziening, administratie tot afhandeling, die normaal door de afdeling HRM worden verricht, kunnen eenvoudig digitaal worden opgepakt. Dit heeft als voordeel dat de invoer van het proces weer bij de bron – de leidinggevende en de medewerker – komt te liggen en tegelijkertijd een enorme kostenbesparing met zich meebrengt. Er is immers minder arbeid nodig voor hetzelfde proces. Tijd die HRM kan gebruiken om te investeren in werkzaamheden waar het echt om draait, zoals het contact met de medewerkers en rapportage aan het management.
