De wereld van HR verandert continu. Zeker de afgelopen jaren veranderde er veel in de manier van werken. Waarschijnlijk hadden weinig HR-afdelingen een draaiboek klaarliggen toen het coronavirus haar intrede deed. De digitalisering van HR-processen werd belangrijker dan ooit tevoren. Hoewel HR wordt gekenmerkt door menselijk handelen, ondersteunt technologie inmiddels de cruciale rol van HR binnen alle publieke organisaties.
Na de coronaperiode wordt Nederland geconfronteerd met een nieuw fenomeen: grootschalige krapte op de arbeidsmarkt. Personeelstekort was voorheen vooral beperkt tot de zorg- en onderwijssector, maar is definitief één van de belangrijkste onderwerpen op de agenda van HR-professionals in alle sectoren. In mei 2022 becijferde het CBS dat voor iedere 100 werklozen maar liefst 133 vacatures openstaan. Tal van organisaties kampen zelfs met continuïteitsproblematiek. Eén ding is zeker. Zowel digitalisering als krapte op de arbeidsmarkt nemen de komende jaren alleen maar grotere vormen aan. Maar hoe verhoudt zich dat tot de wereld van HR?
Door de problematische krapte op de arbeidsmarkt zijn veel publieke organisaties gedwongen om anders te denken. In de zorgsector worden nu al diverse innovaties toegepast om de zorg ook in de toekomst toegankelijk te houden voor zorgbehoevenden. Deze innovaties richten zich op organisatie, mens én techniek.
De menselijke factor wordt de komende jaren schaarser en daardoor waardevoller. Maar juist die mensen vormen het belangrijkste kapitaal van publieke organisaties. Zonder hen staat alles stil. Daarom is het belangrijk om de professionals binnen het publieke domein in te zetten op de plaats waar zij ook daadwerkelijk meerwaarde leveren. In persoonlijk advies of dienstverlening, creatief werk of het opstellen van beleid bijvoorbeeld.
Veel organisaties hebben de HR-processen inmiddels grotendeels gedigitaliseerd. Denk aan verlof, verzuim, declaraties, indoor- uitstroom, werving & selectie, etc. In de toekomst speelt de samenwerking tussen HR en IT een steeds belangrijkere rol. Hoe precies? Dat lichten we toe aan de hand van 3 onderdelen voor de korte, middellange en lange termijn.
1. Geïntegreerd applicatielandschap – korte termijn
Veel publieke organisaties werken met een HR-systeem, bijvoorbeeld AFAS. Vaak bestaan daarnaast nog andere systemen zoals roostering, verzuim, leren & ontwikkelen of recruitment. Dat is op zich niet vreemd. Wat wel vreemd is, is dat veel van die systemen niet volledig op elkaar afgestemd zijn. Vaak heeft ieder systeem een eigen inlog en het importeren van Excel-sheets en handmatige invoer behoren tot de dagelijkse praktijk. Deze zaken kunnen eenvoudig geïntegreerd en geautomatiseerd worden en daardoor direct tijd besparen en foutmarges verkleinen.
2. Inzet van HR-automation – middellange termijn
HR-automation is een nieuw begrip waar we de komende jaren veel van gaan horen. De afgelopen jaren lag de focus op digitaliseren, de volgende stap is het automatiseren van analoge processen. Een goed voorbeeld is het aanvragen van VOG’s bij Dienst Justis. Dit is een proces dat nu handmatig gebeurt. Door het toepassen van slimme techniek (RPA, oftewel Robotic Process Automation) kan dit proces volledig automatisch ingericht worden, zonder dat hiervoor nog administratieve handelingen nodig zijn. Binnen iedere organisatie zijn er veel analoge processen waar deze techniek veel tijd kan besparen.
3. Toename van HR-werkzaamheden binnen een Employee Experience Platform – lange termijn
Met de versnelde adoptie van Microsoft Teams hebben veel publieke organisaties een grote stap gezet. Waarschijnlijk zonder het zich te realiseren, zetten veel organisaties zo de eerste stappen naar een Employee Experience Platform. Waar Teams nu nog voornamelijk wordt gebruikt om via video met elkaar te vergaderen, gaan de mogelijkheden in de toekomst veel verder. Microsoft zet deze ontwikkeling door met de lancering van Microsoft Viva. Een applicatie die draait in Teams en gaat over welzijn, communicatie, kennis, leren en inzichten. Het richt zich volledig op de Employee Experience. Daarnaast wordt hard gewerkt aan de integratie van tooling om medewerkerstevredenheid in kaart te brengen. Een ander sprekend voorbeeld is een mogelijke HR-bot op het Teams-platform, die de eerste operationele HR-vragen beantwoordt. Het is slechts het topje van de ijsberg als het gaat over interessante nieuwe ontwikkelingen, waarbij het HR-systeem meer gegevens gaat uitwisselen en volledig geïntegreerd wordt in het Employee Experience Platform. Voor veel HR-professionals zijn de toenemende technologische mogelijkheden iets om ‘s nachts wakker van te liggen. Het klinkt ingewikkeld en staat vrij ver af van het mensenwerk waar zij ooit voor kozen. Doordat de menselijke factor de komende jaren nóg schaarser en daardoor waardevoller wordt, is het belangrijk om goed na te denken over de plaats waar de mens daadwerkelijk van meerwaarde is. Techniek kan een mooie rol spelen bij het creëren van betekenisvol HR-werk.
IJK is een organisatie die zich richt op het realiseren van HR-doelen en ambities bij organisaties in de publieke sector. Ze faciliteren in de digitale transformatie van organisaties. IJK ziet veel organisaties worstelen met deze dilemma’s, ze weten vaak niet waar ze moeten beginnen. Hiervoor ontwikkelde IJK een laagdrempelige processcan, waarbij handmatige handelingen eenvoudig in beeld worden gebracht en vervolgens geautomatiseerd worden. Ook biedt de whitepaper ‘Robotisering van HR-taken’ uitkomst om je meer te verdiepen in het thema.
