Iedere HR-afdeling streeft ernaar om consequent een goede kwaliteit van dienstverlening te leveren. Omdat tijd en menskracht schaarse middelen zijn, is het van belang dat daar op een efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan. Inzicht in – en optimalisering van - HR-processen wordt daarom steeds belangrijker en krijgt vaker de aandacht die het verdient. Goed ingerichte werkprocessen helpen HR om een kwalitatief hoogwaardige service te bieden, zonder dat dit op toeval berust en dat daarbij schaarse middelen verspild worden. Maar dat is niet het enige voordeel.
Procesbeschrijvingen geven inzicht in de wijze waarop werkzaamheden verricht worden en wie er verantwoordelijk is voor welke stap. Een procesbeschrijving wordt dikwijls gezien als een zeer technisch fenomeen. Feitelijk is het niets anders dan een beschrijving van de werkelijkheid óf de gewenste werkelijkheid. Door processen goed in te richten en te beschrijven vallen er grote voordelen te behalen. Enkele voorbeelden hiervan zijn het vergroten van de overdraagbaarheid van taken, een grotere beheersbaarheid van kwaliteit en middelen, een groter lerend vermogen en een toename in de effectiviteit en efficiëntie. Deze voordelen helpen HR-afdelingen minder kwetsbaar te maken en kwaliteitsslagen te realiseren. Ook stelt het hen in staat om een hoogwaardige service te leveren zonder dat dit onnodig veel tijd kost.
Duidelijk beschreven processen zorgen ervoor dat medewerkers eenvoudig kunnen vinden wat er van hen verwacht wordt en op welk moment. Dit is bij onduidelijkheden prettig voor het huidige personeel, maar vooral ook voor de collega’s die in de toekomst worden aangenomen. Het bespaart HR-afdelingen veel tijd en energie bij het inwerken van een nieuwe collega. Deze collega weet snel wat er van hem of haar verwacht wordt en het zorgt ervoor dat medewerkers goed en relatief snel vervangbaar zijn bij uitval of vertrek. Het volgen van duidelijk beschreven processen draagt daarnaast eraan bij dat HR consequent dezelfde hoge kwaliteitsstandaard kan leveren. Doordat telkens dezelfde stappen worden ondernomen om tot eenzelfde resultaat te komen. Daarmee wordt toeval vermeden en de betrouwbaarheid van dienstverlening aanzienlijk vergroot.
Voor HR-afdelingen is het tevens goed dat ze zichzelf regelmatig de vraag stellen welke stappen in het proces efficiënter kunnen, moeten worden verbeterd of zelfs compleet kunnen worden overslagen zonder dat dat een negatief effect heeft op het eindresultaat. Efficiënt en effectief georganiseerde processen vergroten de doeltreffendheid van de afdeling. Met een beperktere tijdsinvestering wordt hetzelfde resultaat geboekt. Hierdoor blijft er meer tijd over om daadwerkelijk het verschil te maken en uw toegevoegde waarde te vergroten.
