De VU-medewerkers laten tijdens deze crisis zien dat ze het beste functioneren zonder de hete adem van een manager in hun nek. Dat vindt Renée-Andrée Koornstra, die als HRM-directeur aan de Vrije Universiteit Amsterdam over het welzijn van medewerkers gaat. ‘Meer ruimte om zelfstandig te handelen is goed voor iedereen.’
De VU-medewerkers laten tijdens deze crisis zien dat ze het beste functioneren zonder de hete adem van een manager in hun nek. Dat vindt Renée-Andrée Koornstra, die als HRM-directeur aan de Vrije Universiteit Amsterdam over het welzijn van medewerkers gaat. ‘Meer ruimte om zelfstandig te handelen is goed voor iedereen.’
Het online vergaderen komt haar werk niet ten goede, vindt ze zelf. “Ik kan niet direct meer dingen bespreken met mensen, dus ik moet alles schrijven, appen of mailen, daardoor gaat de snelheid er bij mij uit. Een Skype-vergadering met twintig mensen is een heel gedoe. Je moet je hand opsteken als je iets wilt zeggen, je moet met een knopje iets doen, ik heb zelf een headset gekocht omdat ik gek werd van die dopjes in mijn oren, die moest ik inpluggen in mijn computer, maar dat werkte weer niet omdat ik de instellingen niet had aangepast en zo word je gedwongen om heel veel zelf uit te zoeken. Dat krijg je er dus extra bij, naast de crisis en het regelen van alles.”
En ze mist het fysieke persoonlijke contact met mensen. Ze kent enkele ouderen die ze altijd bezoekt in het verpleeghuis bij haar om de hoek, maar dat kan niet meer. “Dus ben ik maar een paar bloemetjes gaan afleveren en heb ik vanaf de straat naar ze gezwaaid. Ik hoop dat dit gauw is afgelopen, want als je mensen niet mag aanraken, waar leef je dan voor?”
“Een Skype-vergadering met twintig mensen is een heel gedoe.”
Met het leidinggeven op afstand heeft ze op zich geen moeite. “Helemaal niet. Ik weet precies wat iedereen binnen mijn afdeling aan het doen is en waar ze voor staan. Misschien zijn er van de 92 medewerkers dan 5 die de kantjes ervan aflopen. Maar ik blijf toch uitgaan van vertrouwen. Uiteindelijk komen die zichzelf tegen als ze moeten aangeven wat ze de afgelopen tijd hebben gedaan en hebben bijgedragen.”
Ze ziet veel VU-medewerkers tot hun recht komen tijdens deze crisis. “De zelfwerkzaamheid van mensen komt nu naar boven, en die moeten we koesteren. Ik hoop dat we dat vasthouden als dit allemaal achter de rug is. Je moet natuurlijk altijd opletten dat we geen hobbyisme gaan financieren, dat iedereen ineens alleen maar de ‘leuke’ dingen gaat doen, maar dat valt reuze mee. Mensen zijn heel betrokken bij hun werk en willen dat graag goed doen. De docenten werken als paarden. Als je ziet wat die allemaal doen in korte tijd, hoe ze experimenteren met online onderwijs, elkaar helpen aanvullen, er is echt sprake van een soort nieuw elan. De veerkracht en de wendbaarheid en de lenigheid van geest zijn enorm, niet alleen bij docenten maar VU-breed. Dat moeten we koesteren.”
“Als je mensen niet mag aanraken, waar leef je dan voor?”
En corona betekent ook minder bureaucratische rompslomp. “Samen met Hans Schoorl van de VU managementpool heb ik VU Support opgezet, om medewerkers die door corona wat minder te doen hebben in contact te brengen met collega’s die hulp kunnen gebruiken”, vertelt Koornstra. “Normaal duurt zoiets maanden, maar hiervoor kregen we na zes dagen groen licht van het college van bestuur. Ik hoop dat we dit behouden. Niet dat we wildwestdingen moeten gaan doen, maar meer ruimte om zelfstandig te handelen, dat is goed voor iedereen.”
Het is de afgelopen tijd volgens Koornstra wel duidelijk geworden waar een cultuurverandering nodig is: bij het management. “Wat Vinod [Subramaniam, de VU-rector, PB] ook aangeeft: dat het op het hoogste niveau nu wel duidelijk is, maar dat het nog niet in volle omvang is doorgedrongen tot de hele organisatie. We moeten mensen niet beknotten door te veel proberen te managen. Dat is zo 1970, in de wereld buiten de VU is er al heel veel verantwoordelijkheid bij de medewerkers zelf. Dat moeten we versterken en koesteren, want dat zien we nu aan de VU ook naar boven komen en we moeten zorgen dat dat straks niet weer terugveert. Laten we gebruikmaken van de talenten die mensen nu laten zien en dat waarderen.”
Het is iets waar de ondernemingsraad ook over moppert, dat veel medewerkers niet tot hun recht zouden komen door de manier van leidinggeven van sommige managers. “En dat begrijp ik aan één kant wel”, zegt Koornstra. “Medewerkers worden soms onnodig kleingehouden door sommige leidinggevenden. Het is als leidinggevende ook moeilijk om mensen de ruimte te geven, want straks blijken ze beter te zijn dan jij. En niet iedereen is nog even goed toegerust als leidinggevende. Leiderschap is mensen laten groeien en bloeien en zelf een stapje naar achteren doen. Als je goede mensen voor je hebt werken, straalt het ook op jou af. Ik merk aan de VU nog weleens dat mensen erg hiërarchisch ingesteld zijn en dat helpt het groeiproces helemaal niet.”
“Het middenmanagement zit natuurlijk klem en heeft ‘gezeur van bovenáf en onderaf, dat is ook niet makkelijk, dat begrijp ik zeker, maar als we allemaal wat soepeler in de wedstrijd zouden zitten, zou dat iedereen ten goede komen”, aldus Koornstra. “Nu, in deze crisissituatie, wordt die soepelheid geforceerd en moeten we mensen wel loslaten. Soms doen medewerkers dus dingen die niet afgesproken zijn, hartstikke goed! Sla nieuwe initiatieven niet plat met bezwaren, moedig ze aan!”
“We moeten mensen niet beknotten door te veel proberen te managen.”
Het kenmerkt Koornstra’s stijl van leidinggeven waarbij ze zoveel mogelijk ruimte zoekt binnen de officiële kaders. “Ik doe het ook weleens verkeerd. Toen de coronamaatregelen werden afgekondigd, pakte ik de notitie bedrijfssluiting uit de kast en heb ik uitgelegd wat er allemaal gold in deze situatie. Dat was iets te juridisch naar de smaak van enkele mensen die vonden dat er geen compassie in zat. Dat begreep ik in het nazien. Dus heb ik dat aangevuld en gezegd: dit zijn de regels, maar stel dat je een concreet iets tegenkomt, dan kun je er zo en zo mee omgaan, je kunt maatwerk leveren. Kijk wat je in je dienst of faculteit tegenkomt.”
Bijvoorbeeld: mensen die op basis van oproepcontracten werken, voornamelijk studenten. “Wettelijk gezien hebben die na enige tijd geen recht op doorbetaling, maar door de coronacrisis zitten ze de komende tijd wel zonder inkomsten. Na wat discussie hebben we besloten om de schrijnende gevallen andere soorten werk aan te bieden dan waarvoor ze waren aangesteld”, vertelt Koornstra.
Ze heeft zich ook hard gemaakt voor een soepele opstelling ten aanzien van de reiskostenvergoeding.
“Van de fiscus moet je na zes weken stoppen met het onbelast vergoeden van kosten, maar heel veel VU-medewerkers hebben een ov-abonnement. Ik heb ervoor gepleit die reiskostenvergoeding door te laten gaan zolang de coronacrisis duurt. Een aantal mensen vond dat niet kunnen, maar dit is nou precies het soort dingen waar mensen ontzettend veel stress van krijgen. ‘Laten we die stressfactor nou wegnemen’, heb ik gezegd. Dat is overgenomen door de HR-directeuren binnen de landelijke universiteitenkoepel VSNU en vorige week kregen we van de fiscus te horen dat we die reiskostenvergoeding voorlopig mogen blijven doorbetalen. Daar was ik heel blij om en we hebben dat ook meteen gecommuniceerd zodat alle VU-medewerkers snel duidelijkheid hadden.”
“Sla nieuwe initiatieven niet plat, moedig ze aan!”
“Maar”, zegt Koornstra, “ik wil dan aan de andere kant geen gezeur over een thuiswerkvergoeding. Er zijn mensen die een vergoeding willen omdat ze nu hun eigen toiletpapier gebruiken, en hun handen thuis vaker moeten wassen met zeep. Ik heb laten uitrekenen wat het stroomverbruik van een laptop per dag kost: elf cent. Daar gaan we geen vergoeding voor geven. Wat de koffie betreft heb ik wel iets passends verzonnen: als dit afgelopen is, krijgt iedereen een strippenkaart voor vijf keer lekkere koffie bij de Doppio.”
Er wordt momenteel veel van mensen gevraagd en voor sommigen wordt de werkdruk daardoor te hoog. Daar is Koornstra zich zeker van bewust. “Wij zitten daar bovenop en de ondernemingsraad ook. Daarom hameren we er bij het college van bestuur op dat als je nu zoveel extra van de mensen vraagt, je ze moet ontlasten van andere taken en niet moet gaan stapelen.”
En mensen moeten zich niet groot houden, waarschuwt Koornstra. “Want veel medewerkers zijn ook te bescheiden. Die vinden dat ze ons niet moeten lastigvallen met hun problemen. Kom bij ons als er iets is, want dan kunnen we iets doen! Als mensen thuis geen rustige plek hebben om hun online colleges te geven, moeten wij ze daarbij helpen, want wij vragen ze immers om die online colleges te geven.
Hetzelfde geldt voor de studenten: er zijn er die écht geen plek hebben om te studeren. Niet dat ze alle 26.000 naar de campus moeten komen, maar het is ook niet in ons belang als ze hun studie niet kunnen afmaken, dus als er iets is, zoeken we samen naar een oplossing.”
Bron: Ad Valvas, onafhankelijke platform van de Vrije Universiteit Amsterdam
