Sinds de komst van het coronavirus hebben veel organisaties de norm om één, meer of alle dagen thuis te werken. Hierdoor kunnen vergaderingen, brainstormsessies of kennisuitwisselingen niet meer altijd fysiek op dezelfde locatie plaatsvinden. Alleen maar online vergaderen heeft ook zijn nadelen. Een combinatie van online en fysiek vergaderen, het zogeheten hybride vergaderen, biedt uitkomst.
Bij het verzorgen van een goede meeting doemen nu allerlei risico’s op, van Zoom-vermoeidheid, fysiek aanwezige deelnemers die niet denken aan de online deelnemers tot miscommunicatie en energieverspillende vergaderingen. Uiteindelijk zijn dit volgens Steeneveld reële risico’s voor alle vergaderingen. De grote vraag is nu of je voor een online-, hybride of offline-bijeenkomst moet kiezen. Matthijs Steeneveld geeft op de website van Innovatief in Werk tips voor de verschillende vergadervormen die er nu zijn.
Werkt iedereen thuis, dan ligt online-overleg voor de hand. Zit de helft van de vergaderaars wel op kantoor, dan vinden sommigen dat online ook de beste optie is. Iedereen is dan gelijk en heeft dezelfde mogelijkheden. Dat zou volgens Steeneveld voor veel organisaties betekenen dat vrijwel elk teamoverleg voortaan online plaatsvindt. Dat betekent misschien onnodig veel schermtijd voor deelnemers. Een alternatief is dan om een hybride bijeenkomst organiseren. Hierbij is een deel van de mensen fysiek aanwezig en een deel online. Steeneveld benadrukt dat dat ‘ultiem flexibel’ is voor deelnemers en de autonomie bij de medewerker zelf legt.
Steeneveld geeft de volgende tips om tot een goede online of hybride vergadering te komen:
Hoe meer deelnemers, hoe minder iedereen aan het woord kan komen. Online en hybride overleggen hebben als voordeel dat ze toegankelijker zijn. Thuiswerkdag, reistijd of fysieke beperking vormen geen bezwaar voor deelname.
Tijdens een goede vergadering worden alle deelnemers gemotiveerd om met inbreng te komen. Het voordeel van een onlinevergadering is dat het verschil tussen extraverte en introverte deelnemers kleiner lijkt te worden. Bevorder interactie met uitnodigende vragen, iedereen de beurt geven en de inzet van breakout-rooms voor overleg van subgroepen. Met het gebruik van de chat of een gedeeld whiteboard is het voor iedereen gemakkelijker om een bijdrage te leveren.
Online-overleg kan onpersoonlijker zijn. Vang dat op met smalltalk voorafgaand aan de vergadering. Zo waarderen mensen de meeting ook als effectiever. Bovendien leiden goede relaties met collega’s tot meer werkplezier. Richt je dus niet alleen op efficiënt vergaderen, maar neem de tijd om bij te praten. Je kunt hiervoor de vergadering beginnen met tien minuten informeel praten in kleine groepjes. Dat kan je bij hybride vergaderingen opvangen door deelnemers op kantoor individueel te laten videobellen met onlinedeelnemers, zodat mensen elkaar evengoed spreken.
Een vergadering verloopt beter en leuker in een positieve sfeer. Voorkom negatieve spiralen, waarin deelnemers elkaars kritiek beantwoorden met kritiek. Stel hiervoor vragen en agendapunten op met als insteek samen verbeteren. Dat leidt al tot meer energie. Online vergaderen vraagt vaak wel meer concentratie. Doe daar wat aan met afwisseling, pauzes en bewegen. Wissel de rondjes per agendapunt af met een stille brainstorm, het voorleggen van vragen in een chat, het samen invullen van een gedeeld whiteboard of het voeren van dieptegesprekken tussen tweetallen, waarbij de schermen even uitgaan.
Zorg dat iedereen dan echt even het scherm uitdoet. Breng iedereen in beweging door samen wat rek- en strekoefeningen te doen of wandelend een dieptegesprek te voeren. Een speelse oefening is ook een goed idee, waarbij bijvoorbeeld tijdens iedere pauze een deelnemer een kleur noemt. De onlinedeelnemers moeten dan binnen vijf minuten een voorwerp van die kleur in hun huis vinden. Vervolgens geven ze kort aan waarom dat voorwerp bij het thema van de vergadering past.
De juiste techniek vormt de aftrap van een goed overleg. Dat hoeft volgens Steeneveld niet veel te kosten. Voor een onlinevergadering is het vaak toereikend als iedereen beschikt over een gemiddelde laptop en internetverbinding. Bij een hybride bijeenkomst is het handig om een goede microfoon, camera en groot scherm te gebruiken. Daarnaast is een betaalbaar en eenvoudig programma voor videobellen een prima uitgangspunt. Zo’n programma kent vaak ook een chatfunctie of een gedeeld whiteboardfunctie, zodat nog meer interactie mogelijk is.
Verder kan je goed een beroep doen op werkvormen. Dat zijn handige, duidelijke manieren om een deel van het overleg te doen. Zo’n werkvorm maakt misschien een wat schoolse indruk, maar iedereen werkt er mee. Zelfs een verjaardag in een kringetje is een ‘werkvorm’, die zorgt dat er vooral een plenair gesprek plaatsvindt. Borreltafels en de hapjes en drankjes op een centrale plek bij een feest stimuleren waarschijnlijk dat mensen gesprekken beginnen, doordat ze vaker heen en weer lopen. Vergelijkbaar zijn de werkvormen tijdens een vergadering die het gesprek effectief en prettig laten verlopen. Voorbeelden die je meteen voor online of hybride vergaderen kunt inzetten zijn:
Vraag bij het begin van de vergadering hoe het met iedereen gaat. Verzoek de deelnemers een voor een om dit in enkele zinnen te beantwoorden. Wijs een aanwezige aan om te beginnen. Deze wijst dan als hij of zij klaar is een volgende persoon aan. Daarmee laat je iedereen direct aan het woord komen. Hiermee check je meteen de techniek en maak je het gemakkelijker voor deelnemers om weer wat te zeggen. Het zorgt ook voor verbinding, omdat iedereen van elkaar kan horen hoe het ermee gaat.
Individueel brainstormen leidt tot meer originele ideeën dan het groeps-brainstormen. Je kunt dat goed combineren met de positieve effecten van een gezamenlijke brainstorm. Leg iedereen een vraag voor om over te brainstormen. Daarna kan iedereen ideeën bedenken. Vervolgens delen de deelnemers dat via de chatfunctie of een gedeeld whiteboard. Iedereen leest dan na een paar minuten de ideeën door. Dit kan je nog laten volgen door een of twee van zulke brainstormrondes. Hierbij kunnen deelnemers verder associëren wat de al gedeelde ideeën betreft.
Je wilt graag dat in een discussie alle argumenten op tafel komen en dat alle deelnemers zich gehoord voelen. Start deze werkvorm met breakout-rooms voor zo’n drie personen. Ieder groepje deelt gedachtes en meningen, waarbij ze de ander niet hoeven te overtuigen. Uiteindelijk vat ieder groepje de belangrijkste besproken argumenten samen. De plenaire groep verzamelt vervolgens de argumenten, waarbij de groepjes hun samenvatting voorlezen. Laat een aanwezige de argumenten op een gedeeld scherm verwerken waarbij iedereen dat kan zien. Dit is een goede manier om de mening van iedereen de ruimte te geven, zonder onnodig zaken te herhalen, doordat de argumenten zichtbaar worden bijgehouden.
Het gaat om werkvormen die voor online en hybride vergaderen goed toepasbaar zijn. De extra uitdaging van een hybride overleg is dat je eigenlijk twee parallelle bijeenkomsten hebt: een in de zaal en een online. Laat er voor beide groepen een verantwoordelijke zijn. Deze persoon let op of er vragen zijn, of de energie goed is en of duidelijk is waar iedereen mee bezig is. Online deelnemers snappen wellicht een grap niet of er zijn deelnemers in de vergaderzaal die niet zo makkelijk kunnen participeren via de chat of op het digitale whiteboard.
Leuk is het ook om elke deelnemer in de zaal als buddy te koppelen aan een online-deelnemer. Zij kunnen elkaar informeren en ondersteunen. Meestal moet de deelnemer in de vergaderruimte vooral de online deelnemer extra stimuleren. Wil er tegelijkertijd iemand online en iemand in de zaal wat zeggen, dan doe je er goed aan altijd voorrang te geven aan degene op afstand. Anders loop je het risico dat online deelnemers zich minder betrokken voelen.
De komende periode gaan mensen, teams en organisaties leren wat het beste werkt. Het kan volgens Steeneveld zo zijn dat we straks veel minder vergaderen en alleen nog gericht overleg voeren in kleine groepjes. Maar net zo goed kunnen er bij iedereen nog meer vergaderingen in de agenda komen te staan dan eerder, omdat iedereen vanaf elke locatie kan deelnemen. In deze tijden kan je experimenteren en leren van de eigen ervaring en best practices bij anderen. Een goed team pakt het nu niet zozeer het ‘beste’ aan, maar leert en ontwikkelt samen. Steeneveld eindigt met twee vragen om dat direct te gaan doen: Wat werkt al goed in onze vergaderingen? En wat zou er beter (efficiënter, leuker, …) kunnen?
Bron: Innovatief in Werk
