Met een onboardingsprogramma zorg je dat iedere nieuwe medewerker hetzelfde onboardingsproces doorloopt bij het ‘aan boord komen’. Het onboardingsprogramma hangt samen met de organisatiegrootte en -cultuur.
Een onboardingsprogramma heeft ten eerste een operationele kant. Dat betekent dat de nieuwe medewerkers moeten kunnen beschikken over de juiste materialen en kennis om hun werk goed te kunnen doen. Daarnaast is er een sociaal element. Dit houdt in dat er aandacht is voor de verwelkoming van de nieuwe medewerkers en het opbouwen van waardevolle relaties met collega’s en leidinggevende. Een derde aspect van het onboardingsprogramma is strategie. Daarbij hoort het geven van een goed beeld van de missie en doelen van de organisatie en het informeren van de nieuwe medewerker over de belangrijkste ontwikkelingen.
De onboarding start bij de werving van nieuwe medewerkers. Het onboarding proces eindigt als de werknemer zich echt op zijn plek voelt. Dat is meestal na enkele maanden. Het proces van onboarding begint daarentegen niet pas wanneer de werknemer de eerste werkdag jouw werkvloer op komt, dit begint al eerder. Na een sollicitatieprocedure begint de voorbereiding voor de eerste werkdag, dit wordt ook wel een preboarding genoemd. De werknemer kan hierbij leren welke regels er op de werkvloer gelden en hoe de organisatie functioneert.
Voor een effectieve aanpak van onboarding van (nieuwe) medewerkers gelden de volgende vijf algemeen gehanteerde ‘C’s’. Het is van belang om op basis van deze 5 C’s een onboardingsprogramma op te stellen.
Dit betekent letterlijk ‘naleving’. Een nieuwe medewerker moet weten wat alle belangrijke regels, normen, waarden, principes en procedures in de organisatie zijn. Denk aan regels voor veilig en gezond werken, declareren, ziekmeldingen en omgaan met cyberveiligheid. Andere voorbeelden zijn anti-pestbeleid, tegengaan seksuele intimidatie en beleid voor persoonsgegevens en privacy.
Dit betekent praktisch dat voor start alle relevante praktische zaken voor hem zijn geregeld, zoals de administratie en arbeidsovereenkomst, eigen inloggegevens, computer, werknemerspas en mobiele telefoon.
Het gaat hier om het ‘verhelderen’ van de verwachtingen van je organisatie richting de nieuwe medewerker. Dat betreft onder andere zijn rol en de persoonlijke doelen die hij kan behalen. Het is tweerichtingsverkeer. Benadruk dus ook wat de medewerker van de organisatie kan verwachten, zoals wat de toekomstperspectieven zijn en hoe je hem daarin faciliteert.
Deze ‘C’ draait om het doorgeven van de organisatiecultuur. Denk hierbij aan het overbrengen van de historie, missie, visie, waarden en structuur van je organisatie aan de nieuwe medewerker. Hierbij hoort ook het delen van informatie hoe je als collega’s met elkaar omgaat, hoe de lunchpauze eruitziet en wat bijvoorbeeld bedrijfsuitjes inhouden.
Een goede connectie (binding) met de collega’s is cruciaal voor een medewerker om onderdeel te worden van de sociale structuur van de organisatie. Het maakt samenwerking eenvoudiger en effectiever. Je kunt de nieuwe collega ondersteunen bij het netwerken in de organisatie door hem of haar een mentor of buddy te geven. Dit betekent praktisch dat in deze fase het gaat om de kennismaking van de nieuwe werknemer met de collega’s.
Laat de nieuwe medewerker niet te snel los. Ga eerst na hoe hij (of zij) de onboarding heeft doorlopen en of hij nog wensen heeft. Dat kan bijvoorbeeld met het sturen van een vragenlijst naar de medewerker en een eindgesprek. Regel het snel en goed als de nieuwe werknemer extra informatie of ondersteuning wil. Daarnaast kan je de resultaten van de check back gebruiken voor het verbeteren van je onboardingsproces.
Om te zorgen dat je onboarding goed blijft functioneren, is het belangrijk om het regelmatig te evalueren. Kijk of je de doelstellingen ermee haalt en waar verbeteringen mogelijk zijn. Betrek hierin ook de feedback van de (nieuwe) medewerkers. Zo kan je je nieuwe medewerkers steeds beter verwelkomen in je organisatie met alle voordelen die daarbij horen.
Geen goede match? Regel een goede offboarding. Lees het artikel over offboarding alles over hoe je de offboarding van een werknemer zo goed mogelijk regelt.
Bron vijf C’s: Preppio
