Eindelijk is het dan zover. Na maanden op zoek te zijn geweest naar een nieuwe medewerker, tijd te hebben besteed aan selectie en sollicitaties, is de eerste werkdag aanstaande. De moed zou je vervolgens in je HR-schoenen kunnen zakken als je de cijfers moet geloven. Nieuwe medewerkers een succesvolle start geven valt of staat met een goede onboarding.
Uit onderzoek van Gallup blijkt dat slechts 29% van de medewerkers na de onboarding echt klaar is om te kunnen floreren in hun nieuwe rol. Afhankelijk van het soort werk vertrekt de helft van de nieuwe medewerkers na 4 tot 18 maanden. En: 81% van de nieuwe medewerkers geeft aan zich overweldigd te voelen door de hoeveelheid informatie tijdens het onboardingproces.
Onboarding is de beginperiode van nieuwe medewerkers. Deze fase legt de basis voor de relatie tussen medewerker en werkgever en voor hoe medewerkers zich verhouden tot de organisatie. Het gaat erom dat nieuwe medewerkers zich zeer welkom voelen, weten wat ze moeten doen en met wie ze samenwerken. Ze willen een positieve bevestiging van de gemaakte keuze voor de nieuwe baan, willen weten wat de gebruiken zijn in de nieuwe organisatie en wat de toekomst zou kunnen inhouden.
Niet iedere organisatie heeft een onboardingsproces voor nieuwe medewerkers. En is het er wel, dan duurt die voor sommigen een dag, voor anderen een week of een maand. Gallup laat terecht zien dat een goede onboarding zeker tot een jaar duurt. Medewerkers hebben tijd nodig om verschillende situaties te ervaren, anderen te observeren, systemen en processen onder de knie te krijgen, te oefenen, en te leren samenwerken met hun teamgenoten en klanten.
De beginperiode is zowel voor nieuwe medewerkers als de organisatie belangrijk. Medewerkers hebben hun vorige baan opgezegd waar ze wisten wat het werk inhield, met wie ze samenwerkten en wat de gebruiken waren. Ze zijn wellicht verhuisd en komen nu in een nieuwe omgeving terecht. Dat is vaak spannend. Dan wil je als medewerker graag ervaren dat je collega’s op je zitten te wachten, dat je werk wordt gewaardeerd, dat je aandacht en ondersteuning hebt van je leidinggevende en dat je een toekomst voor je kunt zien bij deze organisatie. Een organisatie heeft aan de andere kant tijd en geld gestoken in het aantrekken van nieuwe medewerkers om een functie op te vullen. Dan is het fijn dat de nieuwe medewerkers zich snel thuis voelen, aan de slag kunnen en hun talenten kunnen inzetten en ontwikkelen.
De beginperiode doet er dus toe. Een goede onboardingservaring heeft direct impact op het werkgeluk, de prestatie van de medewerker en de bereidheid (langer) bij de organisatie te blijven.
Natuurlijk maakt het uit hoe groot de organisatie is, in welke sector je werkt en wat het werk precies inhoudt om een goede onboarding te bepalen. Maatwerk is noodzakelijk. Vanuit enkele thema’s tips hoe je aan de slag kunt gaan:
Hoe helder de vacaturetekst ook was, hoe lang je ook hebt stilgestaan bij diverse zaken tijdens het sollicitatiegesprek, nieuwe medewerkers hebben tal van vragen waarop ze graag een antwoord willen hebben.
Dat gaat om heel simpele vragen als:
– Hoe laat word ik de eerste dag verwacht aanwezig te zijn?
– Waar kan ik parkeren?
– Waar moet ik me melden?
– Wie vangt me op?
Maar ook werkgerichte vragen:
– Wat ga ik de eerste periode precies doen?
– Wie helpt mij daarbij?
– Wat wordt er verwacht wat ik al kan?
Of vragen over cultuur:
– Gaan we als team met elkaar lunchen?
– Hoe (in)formeel zijn collega’s met elkaar in bv. vergaderingen en daarbuiten?
– Hoe vieren we verjaardagen?
– Hoe spreken we uit als we het ergens niet mee eens zijn?
– Wat zijn de kernwaarden en hoe moet ik die toepassen?
Vaak ontvangen nieuwe medewerkers een introductiepakket (Tip! Stem het af op de medewerker) en ook een buddy kan prima werken om een nieuwe collega te begeleiden en veel van de genoemde vragen te beantwoorden.
Uit onderzoek blijkt keer op keer hoe belangrijk de rol van de leidinggevende is voor het werkgeluk van de medewerkers. Leidinggevenden hebben ook tijdens de onboardingsfase een cruciale rol. Zij moeten in de eerste week een nadrukkelijke rol spelen, zodat de nieuwe medewerker zich echt welkom voelt.
Daarnaast is het belangrijk dat de leidinggevende regelmatig gesprekken voert met de nieuwe medewerker (net zoals met alle medewerkers) over ten minste deze vier onderwerpen: achterhalen wat de nieuwe medewerker motiveert; weten waar de behoeften liggen; duidelijk aangeven wat de prestatieverwachtingen zijn en welke ontwikkelingsmogelijkheden de organisatie kan bieden.
De eerste weken zijn vaak spannend voor nieuwe medewerkers. Ze hebben zich vol enthousiasme op de nieuwe baan gestort en voelen zich hopelijk welkom. In deze periode is er vaak wat meer tijd voor kennismakingsgesprekken en zijn de prestatieverwachtingen nog niet op het niveau van iemand die al maanden in dienst is. Niet ieder uur is even effectief, wat soms ook deel is van het inwerkingsproces. Investeer daarom in het achterhalen van de talenten, de sterke punten van de nieuwe medewerkers om ervoor te zorgen dat zij deze voldoende kunnen inzetten na de eerste weken. Het gevoel erbij te horen, vertrouwd en gerespecteerd te worden kunnen niet worden gecreëerd door uit een checklist af te vinken. Ze vereisen gesprekken en ervaringen van medewerkers met leidinggevenden en teamleden. Laat als team en manager je betrokkenheid zien door aandacht te blijven besteden aan de relaties en interacties tussen collega’s en de nieuwe medewerker.
Organisaties willen medewerkers steeds vaker een goede employee experience bieden (medewerkerservaring). Dat betekent onder meer de medewerker centraal stellen en goed inspelen op de verschillende behoeften. Het is dan ook belangrijk dat een organisatie weet hoe nieuwe medewerkers de onboarding ervaren, wat dit betekent voor hun werkgeluk en wat je kunt doen om deze ervaring te verbeteren. Voer dit onderzoek uit onder medewerkers die een jaar of korter in dienst zijn of selecteer op deze groep in de jaarlijkse meting. Vraag ze daarnaast naar hun ervaring op alle gebieden van de onboarding, van de beleving op de eerste dag, het contact met collega’s tot het wegwijs worden in de organisatie. Vaak blijkt dat diegenen met een lage score op onboarding ook lager scoren op items als werkgeluk, het gevoel echt gewaardeerd te worden of de tevredenheid over hun leidinggevende (zie afbeelding). De verschillen zijn fors – een goede onboarding doet er dus echt toe.
Pak die zaken aan die ondermaats scoren en betrek nieuwe medewerkers daarbij. Ze hebben vaak goede ideeën voor verbetering.
Figuur 1. Verschil in scores op 3 onderdelen tussen medewerkers die aangaven wel of niet goed te zijn ingewerkt (klantcasus).
Onboarding is een cruciale fase uit de medewerkersreis. Medewerkers die zich welkom voelen, hun talenten kwijt kunnen en verbonden voelen met de organisatie zullen én productiever zijn én langer bij de organisatie blijven én positiever zijn over de werkgever. Alle organisaties zouden hier volop op moeten inzetten.
Lucas Swennen is werkgelukdeskundige, spreker en mede-eigenaar van het HappinessBureau dat als doel heeft werkgeluk in organisaties (verder) te vergroten. Hij houdt zich veel bezig met de onderwerpen employee experience, de medewerkersreis, hybride werken en waardering en is co-auteur van de bestseller ‘Word een Woest Aantrekkelijke Werkgever met Werkgeluk’ die werd genomineerd als managementboek van 2024.
