Heeft thuiswerken een boost gekregen door de coronacrisis? Niet voor alle bedrijven en organisaties. Voor sommige medewerkers was thuiswerken al voor Covid19 het ‘nieuwe normaal’. Bijvoorbeeld bij de Belgische overheidsdienst voor Sociale Zekerheid. Hier wordt al sinds 2005 thuis gewerkt, met resultaat. Niet alleen staan nieuwe medewerkers in de rij (en willen de huidige niet meer uitstromen), ook nam de productiviteit in zeven jaar tijd met 97 procent toe! Benieuwd hoe ze dat voor elkaar kregen? Frank van Massenhove, overheidsmanager en auteur van het boek ‘De collega’s werken thuis’ legt het uit.
In 2005 was er van de coronacrisis nog geen sprake, waarom dan toch de stap naar thuiswerken? Van Massenhove vertelt welke vraag daaraan ten grondslag lag: “Ons grootste probleem was: hoe kunnen we een betere werkgever worden? Want niemand wilde voor ons werken.”
Daar al in 2005 bij stilstaan, bleek een slimme zet. Van Massenhove en zijn collega’s zagen de krapte op de arbeidsmarkt en de daarbij behorende war for talent al op zich afkomen. “We zijn gaan luisteren naar wat onze mensen gelukkig maakt. En we merkten op dat ze vooral ongelukkig werden van heel vroeg opstaan om vervolgens aan te sluiten in de file.” En zo werd werkgeluk prioriteit. Want: “Mensen kiezen voor een werkgever die hen gelukkig maakt, niet voor een mooie bedrijfswagen of het hoogste salaris.”
En dus besloot de overheidsdienst medewerkers meer regie te geven. “Wij beslissen niet meer waar en hoe onze mensen werken, dat doen ze zelf. Dat was in die tijd echt revolutionair!” Thuiswerken ontstond hier dus niet omdat het moest (door een pandemie), maar omdat het mocht. “En simpel was het niet, bedenk maar eens dat de iPhone pas sinds 2009 op de markt is. Het was een zoektocht, niet veel mensen hadden bijvoorbeeld goed internet thuis.” De medewerkers kregen alle ruimte om uit te vogelen wat het beste bij hun situatie paste. ‘Iedereen krijgt bij ons een thuiswerkbudget.’ Ook werd er meteen afscheid genomen van papier. “Vanaf het begin was de gedachte: we gaan totaal digitaal. Waar je ook aan de slag gaat, je moest er even goed kunnen werken als op kantoor. Dat betekent: geen ‘spat’ papier meer tijdens je werkzame leven.”
Al snel werkte 92 procent van de medewerkers voor een groot deel thuis. Maar dat betekent niet dat in real life ontmoeten er niet meer bij hoort. “Onze medewerkers komen naar kantoor om elkaar te ontmoeten en heel soms om te vergaderen.” Want het aantal vergaderingen is drastisch verminderd. Zonder problemen, overigens. “In veel gevallen staat er gewoon elke week of maand een vergadering in de agenda, zonder dat iemand erbij stil staat of het wel nodig is. Wij vergaderen alleen als het echt iets toevoegt. Bij een probleem, of een kans.” Is het aantal sociale interactie-momenten daardoor afgenomen? “Daar waren we bang voor, maar het tegendeel blijkt waar. Onze medewerkers hebben vier keer zoveel tijd om vrienden en familie te ontmoeten.”
Ben je geïnspireerd door dit verhaal, maar vraag je je af hoe je met al dat thuiswerken inzichtelijk houdt hoe iedereen zich inzet? “Ik hoor zo vaak: wat wij doen is niet meetbaar. Maar dat is flauwekul. Bij ons is 80 procent van de taken meetbaar! Tijdens een functioneringsgesprek kun je bespreken of de doelen zijn behaald.” Voor wie zegt: it’s all about results, is dit niet het enige goede nieuws. ‘Daarnaast blijkt de productiviteit fors toegenomen. We zien daarin een toename van maar liefst 97 procent in zeven jaar tijd.
Maar het allerbelangrijkste, want daar deden we het uiteindelijk voor, we zijn de meest geliefde werkplek bij de overheid geworden. De medewerkers die niet goed functioneerden zochten elders werk en daarvoor in de plaats zijn collega’s gekomen die zich helemaal in deze manier van werken kunnen vinden. Mensen die denken: daar is het aan het gebeuren, daar mag ik meebeslissen. En meer overheidsdiensten zijn nu aan het transformeren. Simpelweg omdat ze zien dat mensen bij ons willen werken, dat we minder ziekteverzuim hebben en nagenoeg geen burn-outs. Mensen wíllen bij ons niet eens met vervroegd pensioen.”
