Er is veel meer aandacht gekomen voor de vertrouwenspersoon. Onder andere vanwege de gebeurtenissen in de tv- en sportwereld de afgelopen jaren. De vertrouwenspersoon is een sleutelfiguur die een onmisbare brug vormt tussen medewerkers en leidinggevenden. Een belangrijke rol die is weggelegd om te bouwen aan een veilige en open werkomgeving.
In iedere vooruitstrevende organisatie staat een sterke, positieve werkcultuur centraal. Hierin is een belangrijke rol weggelegd voor de vertrouwenspersoon. “Ze moeten ervoor zorgen dat issues worden geadresseerd en zoveel mogelijk worden opgelost voordat ze escaleren. Daarom is het belangrijk dat organisaties de rol van de vertrouwenspersoon niet onderschatten en zich actief bezighouden met het definiëren en positioneren van deze belangrijke rol. Terughoudendheid vanuit bestuurders of HR-professionals leidt tot gemiste kansen om een veilige en ondersteunde cultuur te creëren.” Zo stelt Karin Bosman, oprichter van Report App en medeauteur van het boek Stop het zwijgen.
Door de inzet van een vertrouwenspersoon laat een organisatie zien te willen investeren in het welzijn van medewerkers. In 2022 had 34 procent van de organisaties een vertrouwenspersoon. Zo blijkt uit onderzoek van TNO en CBS (2023).
Een vertrouwenspersoon is onmisbaar wanneer je een vellige en vertrouwde werkomgeving wil behouden. Hoewel het wettelijk nog niet verplicht is, is het goed om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit kan iemand van binnen de organisatie zijn of iemand van buitenaf die hiervoor staat opgesteld. Een combinatie van beide zie je ook regelmatig. Of de vertrouwenspersoon nu van binnen of buiten de organisatie komt, het is belangrijk dat deze zich onafhankelijk opstelt. Belangen van de organisatie of de leidinggevende moeten buiten beschouwing staan.
Bosman: “Er valt veel te winnen, zeker gezien de strijd die zowel interne als externe vertrouwenspersonen onderling soms met elkaar voeren. Het is belangrijk dat alle partijen erkennen dat ze een gemeenschappelijk doel hebben. Door samen te werken en elkaars expertise te benutten kunnen interne en externe vertrouwenspersonen complementair aan elkaar zijn. Het mag niet gaan om rivaliteit, maar om samenwerking ten behoeve van medewerkers en de organisatie als geheel.”
Door de Tweede Kamer is onlangs ingestemd met een wettelijk recht op toegang tot een vertrouwenspersoon. Stemt de Eerste Kamer ook in met dit wetsvoorstel, dan is elke werkgever met meer dan 10 medewerkers verplicht om een interne of externe vertrouwenspersoon aan te wijzen.
Waar een organisatie (nog) niet verplicht is om een vertrouwenspersoon aan te stellen, is het wel verplicht om beleid te voeren op psychosociale arbeidsbelasting (PSA). Wanneer een medewerker te maken krijgt met geweld, discriminatie, pesten, agressie of (seksuele) intimidatie op het werk, maakt dat veel los. Het beleid moet onder andere op deze thema’s ingaan en de vertrouwenspersoon is er onderdeel van.
Sophie Drenth, bestuurder bij De Externe Vertrouwenspersoon (DEVP) benadrukt dat de vertrouwenspersoon slechts een onderdeel is van de veilige werkvloer en wijst op de gedragscode en de verantwoordelijkheid van leidinggevenden. “Zij moeten daarop toezien. Toch hebben wij het meeste werk bij organisaties waar zij die rol niet pakken, en ongewenst gedrag in stand blijft. Die rol is niet alleen de voorbeeldrol die leidinggevenden hebben in gedrag. Ook het aanspreken van medewerkers die ongewenst gedrag vertonen is daar onderdeel van. Wegkijken verergert de situatie; daarmee legitimeer je dat dergelijk gedrag mag bestaan. En niet elke leidinggevende heeft de capaciteit om een correctief gesprek te voeren.”
De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor, maar ook ondersteuning en advies wanneer dat nodig is. Cato Franken, werkzaam bij Bloeij en vertrouwenspersoon bij Driessen Groep, benadrukt hoe belangrijk het is dat medewerkers zich gesteund voelen. “Zodra iemand zich tot de vertrouwenspersoon wendt, staat die er niet meer alleen voor. Dat kan een groot verschil maken in zo’n vervelende situatie. Als vertrouwenspersoon is het belangrijk om te luisteren en in mogelijkheden te denken. Advies geven of beslissingen nemen doe je niet; de keuzes liggen bij de medewerker zelf.”
Het is belangrijk dat de melder begrijpt dat hun melding ertoe doet en impact heeft. Dit zorgt ervoor dat ze zich niet alleen gehoord voelen, maar er ook echt iets met hun situatie gedaan kan worden. Schep daarbij realistische verwachtingen over wat er met de melding gedaan wordt, zoals het geven van een tussentijds advies of het opstellen van een jaarverslag met aanbevelingen voor de organisatie. De verantwoordelijkheid voor veranderen ligt niet bij de vertrouwenspersoon, maar bij HR en het management.”
Eén op de zes medewerkers krijgt ooit te maken met ongewenst gedrag op het werk. Bosman sluit af: “Het is goed om je te realiseren dat de rol van vertrouwenspersonen voornamelijk gericht moet zijn op het voorkomen van ongewenst gedrag binnen de organisatie. In plaats van zich te laten leiden door macht moet de vertrouwenspersoon zich positioneren als ambassadeur van het preventiebeleid. Dit betekent dat de vertrouwenspersoon zich actief moet inzetten voor het creëren van een werkomgeving waar medewerkers zich vrij voelen om in ieder geval hun zorgen te uiten.”
